Секретарь вакансии Салехард

- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества.

- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.

- Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приёму-переговорным устройствам, телефонам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.

- Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Отправлять исполненную документацию по адресам, копировать документы на ксероксе.

- Составлять список внутренних почтовых отправлений (корреспонденция для отправки по почте России) и передавать их курьеру Почты России. Срочные документы для отправки по почте России отправлять в день передачи документов исполнителем.

- Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. 

- Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

- Организовывать командировки руководителя: заказывать авиа – и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.

- Оформлять исходящие документы и проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.

- Возвращать неправильно оформленные документы исполнителям на доработку.

- Представлять отчеты о своей деятельности по требованию руководителя Общества.

• Принимать участие во внутриредакционной работе по планированию (совместно с редакторами отделов и заместителями главного редактора);
• контролировать своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала (статей и иллюстраций) согласно графику;
• вносить, с согласия главного редактора или заместителя главного редактора, изменения в поступающие материалы (сокращать текст, изменять заголовки, рубрики, иллюстрации), если этого требует общая концепция полосы газеты;
• контролировать прохождение номера, вносить по мере необходимости коррективы, осуществлять связь с типографией;
• из официальной информации и объявлений (некоммерческих) формировать полосы, выходящие под рубрикой «Официально»;
• контролировать своевременное поступление телепрограмм, поддерживать связь с организациями, их предоставляющими;
• своевременно сообщать редактору сайта газеты о готовности материалов для публикации;
• вести реестр договоров с внештатными авторами, обеспечивать получение от них данных, необходимых для заключения договоров и выплаты гонораров;
• контролировать заполнение гонорарных номеров с учетом решений, принятых на планерке, и передачу главному редактору;
• участвовать в разработке стиля газеты, ее художественного оформления.