Секретарь вакансии Саратов

• Должностные обязанности согласно должностной инструкции, соблюдение внутреннего трудового распорядка

Осуществлять работу по организационно техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию. Вести делопроизводство, принимать документы и личные заявления на подпись.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов. Вести телефонные переговоры, выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний.

составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов на запросы;

оповещение работников Счетной палаты о времени и месте совещаний и других мероприятий;

прием и регистрация корреспонденции;

передача в соответствии с резолюцией председателя Счетной палаты документов на исполнение;

учет прохождения документов, контроль и обеспечение их исполнения и сохранности;

отправление исполненной документации по адресатам;

учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;

ведение электронной базы данных документов, обеспечение их удобного и быстрого поиска;

контроль за соблюдением установленных требований к оформлению исходящих и внутренних документов, организационно-распорядительных актов Счетной палаты;

актуализация инструкции по делопроизводству

обеспечение жизнедеятельности офиса

Обязанности:

• Работа с офисными и почтовыми программами
• Работа с периферией (печать на нескольких принтерах, сканирование на нескольких устройствах)
• Распределение телефонных звонков
• Работа с Битрикс24/Мотив
• Ведение рабочего календаря нескольких руководителей
• Организация совещаний в очной форме и в форме видеоконференции
• Составление, регистрация и отправка исходящих писем (обычных и электронных)
• Оформление договоров, спецификаций и прочих внешних документов, а также их отправка (по почте и/или по e-mail)
• Составление, регистрация и архивирование служебных записок, протоколов и прочих внутренних документов
• Ассистирование руководителям
• Помощь в подборе и покупке билетов
• Бронирование и оплата гостиницы для руководителей

• Уютный новый офис в Заводском районе г. Саратова
• Оформление по ТК РФ
• Заработная плата: 2 раза в месяц
• График работы 5/2, с 8.00 до 17.00;
• Рабочее место полностью обустроено.

• Высшее / неполное высшее образование;
• Знания делопроизводства и документооборота;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Способность к усвоению большого объема информации;
• Уверенный пользователь ПК.
• Умение организовывать деятельность руководителя;
• Пунктуальность;
• Внимательность в заполнении документов;

• Peгиcтрaция входящeй и иcxoдящей дoкумeнтации;
• Coстaвлeниe пpoектов отвeтов и зaпpосов opганизации;
• Приём и pаcсмотрениe коpрecпондeнции;
• Пеpевoд бумaжнoгo тeкcта в электронный;
• Oформлeниe coпрoводительнoй дoкумeнтaции по oбpазцaм;
• Bходящие и иcxодящие звонки;
• Встречa гocтей в oфисe
• Отправление писем;
• Снабжение офиса необходимыми расходными материалами;
• И иные поручения руководителя.

Работа в отделах  обеспечения судопроизводства по гражданским и уголовным делам

Вести протоколы судебных заседаний по гражданским и уголовным делам

Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в процессе работы или подготовки ответов.

- прием, регистрации, отправка и учет корреспонденции;

- ведение книги приказов и распоряжений;

- ведение архива судебного участка;

- учет и хранение гражданских, уголовных, административных дел, других материалов и вещественных доказательств;

- подготовка, отправка и контроль документов по исполнению приговоров, решений, судебных приказов, определений, постановлений;

- регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение в службу судебных приставов;

- выдача из архива копий и документов в соответствии с поступающими запросами.

- подготовка и отправка запросов документов необходимых при рассмотрении дел, находящихся в производстве мирового судьи;

- составление статистических отчетов;

- ведение табеля учета рабочего времени сотрудников участка