- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества.
- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.
- Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приёму-переговорным устройствам, телефонам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.
- Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Отправлять исполненную документацию по адресам, копировать документы на ксероксе.
- Составлять список внутренних почтовых отправлений (корреспонденция для отправки по почте России) и передавать их курьеру Почты России. Срочные документы для отправки по почте России отправлять в день передачи документов исполнителем.
- Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
- Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
- Организовывать командировки руководителя: заказывать авиа – и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.
- Оформлять исходящие документы и проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.
- Возвращать неправильно оформленные документы исполнителям на доработку.
- Представлять отчеты о своей деятельности по требованию руководителя Общества.
Список профессий