Работник исполняет следующие обязанности:
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
- Согласование с руководителем временных планов;
- Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
- Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
- Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
- Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
Необходимые умения:
- Устанавливать цели, определять иерархию целей;
- Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
- Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
- Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
- Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
Планирование рабочего дня секретаря:
- Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);
- Согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
- Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
- Перенесение невыполненных запланированных задач;
- Выполнение типичных ежедневных дел;
Необходимые умения:
- Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
- Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
- Выбирать оптимальный ритм работы;
- Анализировать причины невыполнения задач;
- Применять информационно-коммуникационные технологии;
Организация телефонных переговоров руководителя:
- Ведение базы телефонных контактов руководителя;
- Соединение руководителя с конкретными абонентами;
- Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;
- Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;
- Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;
- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
- Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров и т.п.
Ведение делопроизводства (составление и оформление документов, организациях и контроль за системой хранения и т.д.).
Список профессий