В соответствии с должностной инструкцией секретаря: распределение входящей корреспонденции, выдача справок обучающимся, издание приказов по поручению директора, регистрация исходящих писем и т.п.
- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распределительной деятельности руководителя;
- ведет делопроизводство;
- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения;
- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
- осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
- организует прием посетителей.
- ведение документооборота Фонда с помощью электронного программного обеспечения 1С: Делопроизводство и АСЭД «Дело»;
- учет, регистрация, проверка входящей и исходящей документации в программном обеспечении 1С: Документооборот и АСЭД «Дело», своевременное распределение документации по структурным подразделениям Фонда;
- прием, регистрация (учет) обращений граждан и организаций;
- подготовка проектов поручений, писем и других документов;
- определение контрольных сроков исполнения входящих и исходящих документов;
- организация справочно – информационной работы по вопросам рассмотрения и исполнения документов, подготовка для руководителя Фонда сведений об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
- оформление, регистрация исходящих документов, передача (или отправка) получателям;
- проверка правильности оформления входящих, исходящих, внутренних документов Фонда, по необходимости преобразование их в электронную форму (сканирование);
- оформление и ведение учета карточек личного приема граждан, их дальнейшее хранение;
- ведение архива: формирование, оформление, учет, хранение документов, находящихся в делопроизводстве Фонда и законченных делопроизводством, подготовка описей дел, своевременная передача дел на хранение; составление и согласование номенклатуры дел на год, составление протокола согласования номенклатуры;
- коммуникация с курьерскими службами, Почтой России и иными контрагентами.
2.1. Принимает поступающую в колледж корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями директора колледжа в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников колледжа, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2.4. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями колледжа и конкретными исполнителями.
2.5. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
2.6. Осуществляет контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя колледжа, взятых на контроль.
2.7. Работает в тесном контакте с директором колледжа (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
2.8. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя.
2. Правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.
3. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие информацию, поступающую в его адрес, и доводить до его сведения её содержание.
4. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.
выполнять работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя
Организация работы в приемной руководителя, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, работа в системе электронного документооборота АСЭД "Дело", обеспечение документооборота между руководителем и структурными подразделениями, планирование рабочего дня руководителя
Список профессий