Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
принимает поступающую в ОО корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя ОО в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
ведет делопроизводство, в том числе в электронной форме;
подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников ОО, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив;
выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями ОО и конкретными исполнителями;
по поручению руководителя ОО (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;
осуществляет контроль за исполнением работниками ОО изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя ОО, взятых на контроль;
работает в тесном контакте с руководителем ОО (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента воспитанников, оформляет личные дела принятых на работы.
- Прием посетителей;
- Прием и распределение входящих звонков;
- Прием и распределение информации по электронной почте;
- Ведение графика встреч и совещаний руководителя;
- Контроль исполнения заданий;
- Исполнение поручений руководителя.
7 минут от метро вдоль набережной канала Грибоедова
• Обеспечение жизнедеятельности образовательного центра (ответ на входящие звонки, заказ воды, канцелярских товаров, картриджей, бланков, типографской продукции и т.д.)
• Получение и отправка корреспонденции
• Выдача бланков посетителям (запись на получение)
• Работа с Word, Excel, 1С (опыт не обязателен), Битрикс-24 (опыт не обязателен), ФРДО (опыт не обязателен)
• Размещение видео на Rutube
• Документационное обеспечение кадровых вопросов
• Оформление закрытия программ
- анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
- обрабатывать и интерпретировать информацию для подготовки проектов решений;
- готовить запросы по поручению директора Института на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях или структурных подразделениях Института и получать соответствующую информацию и документы;
- информировать директора Института о результатах рассмотрения запросов и обращений;
- организовывать решение вопросов, не требующих непосредственного участия директора Института;
- готовить материалы для участия директора Институrа в работе различных структур, в том числе в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций;
- организовывать и планировать деловые контакты, встречи и поездки директора Института;
- организовывать заседания, совещания и мероприятия, проводимые директором Института;
- готовить необходимую документацию и материалы для совещаний, вести и оформлять протоколы;
- готовить презентации по указанию директора Института;
-Встречать участников переговоров, обеспечивать их информационными материалами, вести записи переговоров.
- документально оформлять решения директора Института, доводить до сведения работников об устных распоряжениях директора Института;
- готовить директору Института предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя директора Института;
- координировать деятельность по исполнению решений директора Института;
- контролировать исполнение решений директора Института;
- готовить отчеты о выполнении поручений и решений директора Института.
- Получать адресованную директору Института корреспонденцию, передавать ее на регистрацию в канцелярию Института.
Оформлять личные дела принятых на обучение и приказы приёмной комиссии. Оформлять зачётные книжки, студенческие билеты обучающихся. Вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов, алфавитную книгу обучающихся. Вести учёт часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися. Готовить журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся. Оформлять заявки на учётно-отчётную документацию. Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив. Работать в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации. Готовить справки об обучении в колледже. Своевременно доводить до сведения преподавателей и администрации полученную служебную информацию. Составлять и ежедневно корректировать расписание с учётом занятости учебных кабинетов и лабораторий. Выполняет иные функции непосредственного руководителя.
Условия:
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
Список профессий