Делопроизводитель вакансии Коммунар

• ответственный за ведение документооборота в организации – подготовку, оформление, обработку и хранение документов;
• работа с различными видами документов, компьютерными символами, нормативно-правовыми актами и терминами;

• прием и регистрация поступающей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения организации;

• рассмотрение документов и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации;

• осуществление контроля за прохождением документов;

• передача исполненной документации адресатам с применением современных видов организационной техники;

• составление и оформление служебных документов, материалов с использованием формуляров документов конкретных видов;

• обеспечение быстрого поиска документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации;

• обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов. Контроль за исполнением предписаний руководителя. Вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

• приём и первичная обработка входящих документов; 
• регистрация входящих документов; 
• организация доставки документов исполнителям; 
• организация работы по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; 
• проверка корректного оформления документации и разработка номенклатуры дел организации; 
• организация обработки дел для последующего хранения; 
• систематизация документов, подготовка их к архивному хранению. 

-Ищем НЕ секретаря!!!!!! (НЕ нужно заказывать воду, канцелярию, принимать звонки, покупать билеты, бронировать отели и т.д.), а полноценного помощника - активного человека, умеющего думать, быстро анализировать информацию и работать с ней, воспринимать поручения с полуслова и исполнять их в максимально сжатые сроки;

- Полное погружение и ориентирование в объектах департамента (около 50 объектов строительства и реконструкции как площадных, так и линейных). Необходимо четко ориентироваться и понимать текущую ситуацию на объектах: начиная от стадии заключения государственного контракта и наименования подрядной организации, заканчивая производимыми в настоящий период времени работами на объекте, финансированием, вводом в эксплуатацию и т.д. и т.п.).

- Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка большого количества проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы по тематике ПИР СМР;

- Подготовка аналитических материалов (справок, таблиц) по тематике ПИР СМР;

- Активное, постоянное взаимодействие с сотрудниками учреждения (технический, строительный надзор, проектировщики, сметчики, юристы и т.д.), а также с подрядными организациями;

- Работа в ЕСЭДД (необходимо понимать принципы работы в ЕСЭДД, ежедневно расписывать документы по принадлежности вопросов исполнителям, принимать отчеты, работать с карточками документов и т.д.);

- Контроль исполнительской дисциплины по департаменту (необходимо контролировать сроки исполнения документов, взаимодействовать с сотрудниками в целях недопущения нарушения сроков исполнения документов, при необходимости самостоятельно подготавливать ответы на контрольные поручения;

-Корректировка и редактирование текстов документов, связанных с проектированием, строительством и реконструкцией площадных и линейных объектов, которые подготавливают другие сотрудники департамента. Обеспечение качественной (отсутствие грамматических, пунктуационных, стилистических и смысловых ошибок, оформление документов согласно установленным стандартам инструкции по делопроизводству) подготовки всех документов департамента;

-Ведение журнала командировок (необходимо постоянно обладать информацией на каком объекте или на каком выезде находится каждый сотрудник департамента, с какой целью он туда поехал, когда вернется и т.д.);

- Выполнение поручений руководителя.

Строительство жилых и нежилых зданий;
Строительство инженерных коммуникаций для водоснабжения и водоотведения, газоснабжения;
Строительство автомобильных дорог и автомагистралей и т.д.

Условия:

• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00
• Оформление по ТК РФ.
• Полностью белая заработная плата (оклад + премия)
• Место работы: офис компании м. Московская, Ленинский пр-кт, 151.

Требования:

• Среднее специальное, высшее образование
• Опыт работы в аналогичной должности от 3 лет;
• Знание программ Microsoft Office, Excel, продвинутый пользователь ПК;
• Умение расстановки приоритетов.
• Усидчивость. Педантичность.

Обязанности:

• Документооборот в полном объеме.
• Делопроизводство (регистрация корреспонденции (в т.ч. посредством электронной почты), договоров, приказов, доверенностей.
• Разработка номенклатуры дел, формирование архива на бумажных носителях (в основном временного срока хранения).
• Ведение журналов в электронном виде.
• Сканирование, создание электронного архива документов.
• Составление писем, редактирование, проверка на стилистику и орфографию.
• Протоколирование совещаний.
• Отслеживание сроков исполнения поручений.
• Заказ канцелярии.
• Организация командировок сотрудников (заказ билетов, гостиниц).
• Выполнять поручения руководителя.

1.Подготовка и оформление служебных писем, проектов распорядительных документов, отчетов и другой документации.

2. Ведение учета получаемой и отправляемой документации, систематизация и хранение текущего архива.

3. Регистрация и рассылка распорядительных документов.

4.Организация ознакомления работников филиала с приказами, решениями, инструкциями и др. организационно-распорядительными документами.

5. Составление описи дел, передаваемых на хранение в архив.

6. Ведение информационно-справочной работы.

7.Осуществление контроля за своевременным оформлением документов и ведением делопроизводства в филиале.

ведение документооборота, прием и отправка корресподенции

организация работы по учёту, хранению и передаче документов, входящей и исходящей корреспонденции

контроль сохранности и защиты документов.

• Проводить расчёт ценовых предложений и отправлять их по почте;

• Оценивать потребности партнёров в объёме необходимом для работы;

• Оперативно отвечать на входящие заявки представителей организаций;

• При хорошем объёме знаний и увлечённости возможно расширение круга обязанностей, рост з/п.

• Разработка системы документооборота предприятия по блокам и взаимодействия между ними;
• ведение внутреннего документооборота департаментов;
• ведение внешнего документооборота департаментов (взаимодействие каждого департамента с другими департаментами);
• ведение архива (электронного и бумажного);
• ведение внутренней отчетности в Excel и Google Doc;
• участие в организации корпоративных мероприятий для сотрудников Холдинга.

• Оформление документации.
• Работа с корреспонденцией.
• Организация документооборота.
• Ведение деловой переписки.
• Подготовка отчетной информации.
• Прочие должностные обязанности.