Секретарь вакансии Санкт-Петербург СПб

Прием и распределение входящих звонков. Выполнение поручений руководителя. Отслеживание и рассортировка входящих писем поступающих на электронную почту организации. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации. Прием гостей и посетителей. Работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов). Обеспечение функционирования офиса (заказ хоз. товаров, расходных материалов для принтеров), поддержание порядка в помещении. Отправление писем почтой РФ, иногда доставка корреспонденции до адреса. Чай/кофе, Онлайн покупки​​​​​​​​​​​​​​.Офис 20 человек.

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности директора Приём поступающей корреспонденции и передача её конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов Приём документов и личных заявлений на подпись директора Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации директору, организация проведения телефонных переговоров директора Составление писем, запросов и других документов по поручению директора Обеспечение ведения и сохранности приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам) Подготовка справок работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся Ведение алфавитных книг движения учащихся, входящей и исходящей документации, движения трудовых книжек, книги приказов Оформление документов при приёме на работу и увольнении с неё Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) Контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль Обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе директора Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив Выполнение отдельных служебных поручений директора .

Организация рабочего времени руководителя и планирование встреч. Прием и распределение входящих звонков. Регистрация входящей и исходящей документации. Обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами. Обеспечение работы офисной техники. Ведение деловой переписки и подготовка отчетов.

Приём документов на подпись руководителя организации Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции Ведение делопроизводства Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой

Прием и регистрация входящих писем (факсимильных, по электронной почте, в 1С); Получение, отправка писем, приказов, различных документов, их регистрация; Раскладка документов; Ознакомление ответственных с приказами в 1С; Взаимодействие со структурными подразделениями предприятия (передача/прием документов); Написание служебных записок, подготовка распоряжений; Ведение и контроль заполнения журналов; Выполнение дополнительных поручений руководителя.

Делопроизводство. Распределение звонков, корреспонденции, почты. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Административная поддержка руководителя (организация встреч, совещаний, ведение рабочего расписания, организация деловых поездок). Информационная поддержка руководителя и сотрудников компании. Условия: Оформление по ТК с первого рабочего дня; Полный соцпакет, ДМС; Офис находится в 3-х минутах ходьбы от ст.м. Московская; График - пятидневка (с 09:30 до 18:00, пт до 17:00), сб-вс - выходной.

- прием и распределение входящих звонков;- делопроизводство и документооборот;- работа с оргтехникой, обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров. расходных материалов);- организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов).

Выполнение обязанностей секретаря руководителя; Подготовка корреспонденции к отправке через АО Почта России (заполнение реестра отправки, заполнение конвертов, поклейка марок); Прием корреспонденции от сторонних организаций (с юридического адреса, отделения почты, получение от курьеров, заполнение реестра входящих почтовых документов, распределение по получателям, отправка по реестру через курьера); Проверка и регистрация исходящих писем, приказов; Регистрация входящих документов; Передача документов на подпись руководителю; Распределение документов по исполнителям после подписания; Отправка документов на исполнение и внесение резолюции в системе электронного документооборота; Формирование архива документов, создаваемых в процессе осуществления деятельности по ведению делопроизводства; Ознакомление исполнителей под подпись с документами; Просмотр и распределение входящих писем, приходящих на общую корпоративную почту; Отправка корреспонденции через курьерские службы.

-Несет материальную ответственностьзасохранность имущества и денежных средств. -Принимает и регистрирует почту моестной организации. -Ведет учет членов ВОС, принимает членские взносы. -Ведет документацию местной организации. --сопровождает председателя МО ВОС или по его поручениюинваидов по зрени в государственные органы власти, органы социальной защиты, в медицинское учреждения, в учреждения бытового обслуживания, транспорта, связи, культуры. -Соблюдает санитарно-эпидемиологический режим в организации, установленный на текущий момент нормативными документами.

-подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся; участие в организации промежуточной и государственной итоговых аттестаций; -ведение алфавитной книги, книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов; -издание приказов на зачисление/отчисление обучающихся; -участие в работе приемной комиссии -выполнений различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработи и предоставления информации, работа с оргтехникой.