Секретарь вакансии Коммунар

Обязанности:

• Планирование рабочего графика руководителя, ведение календаря

• Ежедневное информирование руководителя о встречах/переговорах

• Организация совещаний, планёрок, их протоколирование при необходимости

• Ведение списка напоминаний для руководителя

• Поиск необходимой информации, формирование презентационных материалов, формирование документации для рассмотрения руководителем

• Обработка телефонных звонков и электронной почты в т.ч. ведение деловой переписки

• Регистрация входящих/исходящих писем в 1С:Документооборот

• Взаимодействие со структурными подразделениями

• Выполнение личных распоряжений руководителя

 Работа с поступающей корреспонденцией (прием, регистрация, передача) от арендаторов, поставщиков, подрядчиков, посетителей

-Встреча посетителей

-Вдение деловой переписки

-Контроль исполнения поручений генерального директора

-Прием и перераспределение входящих телефонных звонков

-Поддержание в рабочем порядке кабинета генерального директора и его рабочего места.

- Помощь в ведении архива документов, в т. ч. в электронном виде, документооборот внутри компании.

- Коммуникации и взаимодействие с разными подразделениями

• Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
• Организация телефонных переговоров руководителя
• Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя
• Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
• Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
• Составление и оформление проектов документов, организация работы с документами в приемной руководителя
• Организация хранения документов в приемной руководителя
• Обеспечение руководителя информацией
• Работа с АИСУ Параграф

• ответственный за ведение документооборота в организации – подготовку, оформление, обработку и хранение документов;
• работа с различными видами документов, компьютерными символами, нормативно-правовыми актами и терминами;

• прием и регистрация поступающей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения организации;

• рассмотрение документов и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации;

• осуществление контроля за прохождением документов;

• передача исполненной документации адресатам с применением современных видов организационной техники;

• составление и оформление служебных документов, материалов с использованием формуляров документов конкретных видов;

• обеспечение быстрого поиска документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации;

• обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

Строительство жилых и нежилых зданий;
Строительство инженерных коммуникаций для водоснабжения и водоотведения, газоснабжения;
Строительство автомобильных дорог и автомагистралей и т.д.

Условия:

• График работы: полный рабочий день.
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Полностью белая заработная плата (оклад + премия)
• Место работы: офис компании (СПб, м. Московская, Ленинский пр, 151)
• Дружелюбный коллектив.

Требования:

• Высшее или профессиональное образование;
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание программ Microsoft Office, 1С, продвинутый пользователь ПК;
• Знание делопроизводства и административной работы.
• Ориентация на результат, исполнительность, порядочность, аккуратность, стрессоустойчивость.

Обязанности:

• Ведение делопроизводства в офисе.
• Оформление и подготовка документов.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Приём и передача телефонных звонков.
• Организация встреч и переговоров.
• Подготовка отчётов и презентаций.
• Работа с офисной техникой, архивирование документов.

• Работа в паре с офис-менеджером
• Прием и распределение входящих звонков.
• Документооборот.
• Прием и отправка писем на корпоративной почте.
• Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов).
• Поддержание порядка в офисе
• Прием, регистрация, распределение корреспонденции (от подразделений компании, почтой России, курьером)
• Организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, т.д.).

1. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.

2. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.

3. Оформление личных дел обучающихся, ученических билетов, выдача справок обучающимся.

4. Ведение книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов, алфавитной книги, издание приказов на зачисление/отчисление обучающихся, работа в "ПАРАГРАФ" и "Портал "Петербургское образование".

6. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, телефонные звонки, контроль исполнения поручений директора.

7 Выполнение поручений руководителя.

8. Работа в режиме многозадачности.

Ведение личных дел обучающихся, работа с электронной почтой, входящая/ исходящая документация, выполнение поручений руководителя