Умение работать с документацией, работа на компьютере, добросовестность, наличие курсов секретаря
Осуществлять регистрацию и рациональное прохождение входящих, исходящих внутренних документов:
Проводить предварительное рассмотрение входящих документов, их сортировку:
-регистрировать документы;
-передавать документы на рассмотрение директору учреждения и исполнителям;
-осуществлять контроль за сроками исполнения входящих документов и их правильным оформлением.
Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, их регистрацию и отправку.
Выполнять машинописные и копировальные работы.
Принимать и отправлять корреспонденцию и выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
По указанию директора вести подготовку совещаний и заседаний, оформлять протоколы.
Осуществлять контроль за сроками рассмотрения письменных обращений граждан, поступивших в организацию, принимать участие в подготовке проектов ответов заявителям, готовить информационные материалы на имя директора о результатах рассмотрения письменных обращений граждан в сроки, установленные нормативными документами.
Оформлять, разрабатывать номенклатуру дел учреждения, в соответствии с ней формировать документы в дела и обеспечивать их оформление для дальнейшей передачи на архивное хранение.
Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию, выполнять распоряжения директора.
Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
ОБязанности помощника руководителя
ведение делопроизводства
Выполнение полного объема работ в соответствии с требованиями должностной инструкции.
Работать в системе "Дело",
контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись директору учреждения;
-принимает, регистрирует и ознакамливается со всей корреспонденцией (в том числе факсограммы, почтовые отправления), поступающей в учреждение, кроме документов, составляющих служебную или государственную тайну;
-в соответствии с резолюцией руководителей учреждения передает документы на исполнение, оформляет и создает банк данных, ставит на контроль;
-осуществляет контроль своевременного исполнения документов сотрудниками учреждения и принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
-ведет учет прохождения документов по журналам, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
-отправляет исполненную документацию по адресатам (в том числе факсограммы, почтовые отправления).
1. Прием всей поступающей корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам.
2. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение.
3. Ведение алфавитного журнала всех учащихся.
4. Составление различных писем, запросов, а также подготовка ответов по поручению директора.
5. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Встреча посетителей офиса;
Выполнение поручений руководителя и решение поставленных задач;
Прием и распределение входящих звонков;
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Заказ и распределение канцтоваров для офиса;
Отправка почты, взаимодействие с курьерскими службами;
Работа с оргтехникой, сканирование/копирование.
Работа с договорной базой, взаимодействие с персоналом офиса.
1. Ведение документации, включая электронные документы.
2. Подготовка отчетных документов для вышестоящих организаций, подготовка служебных писем, справок.
3. Ведет прием и отправку поступающей корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее.
4. Оформлять требуемую документацию.
Список профессий