Секретарь вакансии Мурманская область

В соответствии с должностной инструкцией секретаря руководителя

  Обязанности работника ведение документооборота компании; прием/распределение входящих /исходящих звонков; прием/распределение входящей/исходящей корреспонденции; контроль своевременного исполнения документов; Требования к работнику среднее профессиональное образование; знание норм и правил оформления различных типов документов; делопроизводство, ведение деловой переписки; ответственность, внимательность; Условия труда Работа на ПК на уровне уверенного пользователя (Microsoft office).

• Прием, регистрация, обработка и отправка входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение и систематизация архива документов компании, включая создание и поддержание электронных реестров.
• Оформление и контроль за движением документов между отделами и структурными подразделениями.
• Подготовка и оформление внутренних приказов, распоряжений, служебных записок, а также иных административных документов.
• Организация и ведение делопроизводства (работа с заявками, доверенностями, отчетами и пр.).
• Подготовка, копирование, сканирование и рассылка документов по запросу сотрудников и руководства.
• Организация и планирование встреч, деловых совещаний, поддержание рабочего расписания.
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и администрирования.

Осуществление делопроизводства по учебно-производственной работе.

Работа в автоматизированных информационных системах

Принимает поступающую в учебную часть корреспонденцию, передаёт её в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.

Ведёт делопроизводство,в пределах своей компетенции,  в том числе в электронной форме.

Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.

Формирует  личные дела принятых на обучение, вносит в них изменения.

Ведёт учёт личного состава обучающихся, выдаёт необходимые справки, ученические билеты.

1). Составляет документацию, необходимую для организации текущей и промежуточнойаттестации студентов, государственной итоговой аттестации, приемных вступительных испытаний (списки студентов, протоколы, экзаменационные листы и др.)2) Ведет книгу сдачи экзаменов и зачетов в период экзаменационной сессии (сводныеведомости).3) Оформляет и ведет личные дела студентов.4) Оформляет и ведет учет записей в личных карточках студентов (выставление оценок,занесение благодарностей и взысканий и т.д.).5) Оформляет академические справки, дубликаты, зачетные книжки, студенческие билетыстудентов.6) Оформляет справки студентам (об обучении, отчислении и др.) ведет учет справок вжурнале установленной формы.7) Готовит проекты приказов по студенческому контингенту.8) Выдает и подписывает за учебную часть обходные листы студентам после окончанияколледжа и при отчислении из колледжа.9) Принимает от студентов после их отчисления студенческие билеты и зачетные книжки.10) Обеспечивает оформление документов во время работы приемной комиссии и во время выпускных экзаменов.

ответственный секретарь суда должен:

- исполнять основные обязанности гражданского служащего Мурманской области,  установленные  статьей  15 Федерального закона «О государственной гражданской  службе  Российской  Федерации»  (далее  - Федеральный закон) и статьей 15 Закона Мурманской области;

- соблюдать  ограничения,  связанные  с  государственной  гражданской службой,  установленные  статьей 16 Федерального закона и статьей 16 Закона Мурманской  области;

- не нарушать запреты, связанные с государственной гражданской службой, установленные статьей 17 Федерального закона  и  статьей 17 Закона Мурманской области;

- соблюдать требования к  служебному поведению государственного гражданского  служащего,  установленные  статьей  18  Федерального закона и статьей 18 Закона Мурманской области. 

Иные обязанности в рамках Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мировых судей Мурманской области

секретарь судебного заседания должен:

- исполнять основные обязанности гражданского служащего Мурманской области,  установленные  статьей  15 Федерального закона «О государственной гражданской  службе  Российской  Федерации»  (далее  - Федеральный закон) и статьей 15 Закона Мурманской области;

- соблюдать  ограничения,  связанные  с  государственной  гражданской службой,  установленные  статьей 16 Федерального закона и статьей 16 Закона Мурманской  области;

- не нарушать запреты, связанные с государственной гражданской службой, установленные статьей 17 Федерального закона  и  статьей 17 Закона Мурманской области;

- соблюдать требования к  служебному поведению государственного гражданского  служащего,  установленные  статьей  18  Федерального закона и статьей 18 Закона Мурманской области. 

Иные обязанности в рамках Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мировых судей Мурманской области

Прием и первичная обработка входящих документов.Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.Регистрация входящих документов.Организация доставки документов исполнителям.Ведение базы данных документов организации.Ведение информационно - справочной работы.Обработка и отправка исходящих документов.Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.Формирование дел.Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

·        Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно- распорядительной деятельности руководителя Учреждения.

·        Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

·        Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

·         Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

·        Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

·         Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

·         Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

·         По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

·        Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

·         Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

·         Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

·          Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.