Секретарь вакансии Белгородская область

• прием всей поступающей  корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;

• Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;

• предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов и списка всех преподавателей каждого учебного года;

• оперативное внесение текущих изменений в составе контингента обучающихся, преподавателей и других сотрудников;

• подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;

• оформление личных дел обучающихся, принятых на обучение в образовательное учреждение;

• ведение алфавитного журнала всех учащихся;

• выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;

• контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками;

• составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора или его заместителя;

Прием и распределение телефонных звонков организации ,работа с электронной почтой, организация работы с документами в приемной руководителя, организация хранения документов в приемной руководителя , 

В соответствии с должностной инструкцией в данном учреждении

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.  Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

3. Должностные обязанности секретаря.

3.1.Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.2.Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

3.3.Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

3.4.Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.

3.5.По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

3.6.Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.

3.7.Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

4. Должен знать:

законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

положения и инструкции по ведению делопроизводства;

структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;

правила эксплуатации оргтехники;

правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

правила деловой переписки;

государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

основы этики и эстетики;

правила делового общения;

правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;

правила по охране труда и пожарной безопасности.

• Выявлять функциональные и нефункциональные требования

• Разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии проектную документацию

• Разрабатывать спецификации требований, объектные модели, алгоритмы

• Собирать требования к развитию продукта (требования заказчика, пользователей, экспертная оценка необходимых доработок)

• Настраивать исполняемые бизнес-процессы в веб-интерфейсе

•  Проводить бизнес-аналитику по каждому из реализуемых процессов

• Создавать бизнес-постановки

• Взаимодействовать с руководителем проекта, командами аналитиков, дизайнеров, разработки и тестирования на всех этапах проекта

• Проводить вебинары, обучения по продукту, демонстрировать функционал заказчику

• Проводить функциональное тестирование

• Ведение документации: Организация и ведение делопроизводства, включая регистрацию, учет и хранение документов, таких как приказы, распоряжения, протоколы заседаний и другие официальные бумаги.

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции: Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также подготовка и отправка исходящих писем и документов.

• Подготовка отчетов: Составление отчетов о работе школы, а также подготовка статистических данных по различным направлениям деятельности.

• Организация архивирования: Обеспечение правильного хранения и архивирования документов, соблюдение сроков хранения и утилизации.

• Координация работы с другими подразделениями: Взаимодействие с учителями, администрацией и другими сотрудниками школы для обеспечения эффективного документооборота.

• Поддержка информационных систем: Ведение электронного документооборота, работа с программами для управления документами и базами данных.

• Обеспечение конфиденциальности: Соблюдение конфиденциальности информации, содержащейся в документах, и защита личных данных учащихся и сотрудников.

• Участие в организации мероприятий: Помощь в подготовке и проведении школьных мероприятий, включая собрания, конференции и другие мероприятия.

Работа с входящими и исходящими документами, (учет, регистрация, архив), прием и распределение телефонных звонков. Оформление командировочных удостоверений. 

• участие в судебных заседаниях, составление протоколов судебных заседаний;
• оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения мировым судьей;

• подготовка и размещение списка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационном стенде и интернет-сайте судебного участка мирового судьи;

• ведение протокола судебного заседания и  ознакомление с ним участников процесса по их ходатайствам.

• Документационное оформление результатов управления персоналом, его аудита, работы структурных подразделений
• Согласование и контроль договоров по вопросам и системам стратегического управления персоналом и работе структурных подразделений, организация процедур по их заключению
• Документационное и организационное сопровождение стратегического управления персоналом и работы структурных подразделений