Секретарь вакансии Вологда

прием и фиксация входящих звонков и корреспонденции; встреча посетителей офиса; ведение делопроизводства; обеспечение офиса всем необходимым для работы (вода, оргтехника, мебель, канцтовары и т. д.); оптравка печатной корреспонденции; коммуникация с курьерами по вопросам получения или доставки документации или покупок для офиса; выполнение отдельных поручений руководителя.

1 Ведет делопроизводство и обеспечивает контроль документооборота Организации (бумажного и электронного): - обеспечивает своевременную регистрацию и обработку поступающей в Организацию и отправляемой из Организации корреспонденции, доставку ее по назначению; - принимает поступающую на рассмотрение директора Организации корреспонденцию, регистрирует и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; - принимает документы и личные заявления на подпись директору Организации, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору Организации на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; - осуществляет контроль и следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями входящих документов, поступивших на исполнение; - осуществляет контроль за исполнением работниками Организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Организации, взятых на контроль; - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготавливает и сдает в архив Организации в установленные сроки документальные материалы, законченные делопроизводством и обеспечивает их сохранность; - следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности; - по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, а также готовит ответы авторам писем; - отправляет исполненную документацию по адресам; - обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

1. Прием и распределение телефонных звонков организации. 2. Работа с посетителями организации. 3. Организация работы с документами. 4. Осуществление текущего хранения документов и обработки дел для последующего хранения. 5. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. 6. Составление и оформление управленческой документации. 7. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий. 8. Осуществление информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.