Секретарь вакансии Плес

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее  в структурные подразделения или конкретным исполнителям .

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в программе АСДОБ.

Приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н

1. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники.

2. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя.

3. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

4. Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем.

Прием и первичная обработка входящих документов

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

- Документооборот

- Принятие входящих звонков

- Исполнение мелких поручений

Подготавливает проекты приказов и распоряжений по учебной части (по движению контингента обучающихся, об организации промежуточной аттестации, о выплате стипендии и других видов материальной поддержки обучающимся, о дисциплинарных взысканиях обучающимся и т.п.)

Оформляет личные дела принятых на обучение, вносит в них изменения, подготавливает их к сдаче в архив; обеспечивает выдачу документов обучающихся из личного дела при их выпуске или прекращении образовательных отношений

Составляет статистические таблицы, диаграммы, схемы

Ведет учет личного состава обучающихся, оформляет студенческие билеты, зачетные книжки и т.д.

выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника и специалистов управления образования, организует проведение телефонных переговоров начальника, прием, учет и распределение поступающих документов, передача документов на рассмотрение начальнику

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи.

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информацииВести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы.

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров.

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия.

Соблюдать служебный этикет.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

А также функции согласно должностной инструкции