Секретарь вакансии Духовщина

Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Прием входящей и исходящей корреспонденции. Контроль своевременного заказа расходных материалов и предметов первой необходимости. Прием звонков. Личный прием граждан. Грамотная устная и письменная речь. Отправка почтовой и электронной корреспонденции. Компьютерная грамотность (знание microsoft office) 

- ведение информационно- справочной работы;

- обработка и отправка исходящих документов;

- организация работы по регистрации, учету, хранению, и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

- контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.

-Готовить  списки групп по отделениям к началу учебного года.

-Оформлять зачетные книжки, студенческие удостоверения на студентов зачисленных в колледж.

-Составлять списки учащихся, вести их движение в течение года с записью в учебном  журнале по предметам.

-Еженедельно учитывать успеваемость и посещения занятий студентами.

-Оформлять личные дела студентов и протоколы ГКК. Оформлять личные дела для сдачи в архив.

работа с электронной почтой, ведение трудовых книжек, работа с приказами, ведение личных дел сотрудников

Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде. 

Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений, по движению контингента обучающихся; оформляет личные дела принятых на обучение; ведет книги выдачи дипломов, дубликатов дипломов и академических справок; оформляет заявки на учебно-отчетную документацию; готовит материалы к заседанию стипендиальной комиссии; оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии; оформляет договоры на оказание платных образовательных услуг в сфере профессионального образования; подготавливает справки для обучающихся по месту требования; составляет установленную отчетность; обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив; предоставляет по запросу копии документов; подготавливает по запросу дубликаты документов.

В рамках трудовой функции контроль за исполнением приказов директора относительно контингента обучающихся: следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение; по поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений,  осуществляет контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя колледжа, взятых на контроль; выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации, выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

 Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе начальника.

Принятие поступающую на рассмотрение начальника корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе либо подготовки ответов. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы начальника. Принятие документов и личных заявлений сотрудников и граждан на подпись начальника, контроль своевременности их рассмотрения. Прием и передача информации по всем видам имеющейся связи, своевременное доведения ее до сведения начальника. В отсутствие начальника записать полученную информацию и довести ее содержание до его сведения. По поручению начальника составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов на письма. По указанию руководителя печать служебных материалов, необходимых для его работы или ввод текущей информации в банк данных. Осуществление контроля   за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника, взятых на контроль. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Регистрация входящих и исходящих документов. Ведение делопроизводства.Ведение электронного документооборота.

предупреждает о приближении временинамеченных согласовывает временные планы;согласовывает телефонные переговоры с представителями вышестоящихорганизаций, с попечителями, руководителями иных образовательных учреждений;согласовывает встречи и мероприятия с сотрудниками школы и профсоюзнымкомитетом, с родителями и родительскимкомитетом, методических объединений, с советом учащихся и иными советами и комитетамиобщеобразовательной организации;формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций.

• Проводит телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

• Принимает посетителей.

• Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• Готовит заседания и совещания, проводимые руководителем.

• Контролирует исполнение работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.

• Ведёт контрольно-регистрационную картотеку.

• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие его эффективной работе.

• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

• Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.