а) осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; б) принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; в) ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; г) принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; д) следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение; е) проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; ж) организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; з) по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; и) выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; к) осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку; л) обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; м) печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных; н) организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. о) формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.п) копирует документы на персональном копире; р) работает с электронными базами данных, программами («Web-образование», «Электронный работодатель», Пенсионного фонда России, Военного комиссариата), формирует отчеты, находящиеся в его компетенции, в соответствии с графиком.
Выполняет организационно-технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора и его заместителей. Получает для директора сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям. Организует телефонные переговоры директора. В отсутствии директора записывает поступившую информацию и доводит до его сведения. Принимает и передает телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения и своевременно доводит их до сведения директора или его заместителей. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору техникума. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Следит за обеспечением директора и его заместителей инвентарем, канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Печатает, размножает, сканирует, оформляет по указанию директора и его заместителей документы и различные материалы. Готовит документы и материалы, необходимые для работы директора и его заместителей. По поручению директора и его заместителей составляет письма, запросы, другие документы. Готовит ответы на обращения и письма в адрес директора. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, организует и осуществляет работу по ее регистрации, систематизации, учету и хранению в соответствии с принятым в организации порядком и передает её после рассмотрения директором в структурные подразделения или конкретным исполнителям для дальнейшей работы. Осуществляет контроль сроков выполнения поручений руководителя, исполнения документов и правильностью их оформления. Принимает документы и личные заявления для рассмотрения директором. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Получает и отправляет корреспонденцию, посылки в почтовом отделении по адресу колледжа. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствованием автоматизированных информационных систем и технологий. Проводит работу по защите информации, конфиденциальности сведений.
Секретарь учебной части обязан:
2.1. соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
2.2. соблюдать трудовую дисциплину;
2.3. бережно относиться к имуществу работодателя, в том числе находящемуся у работодателя имуществу третьих лиц, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, и других работников;
2.4. незамедлительно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя, в том числе находящемуся у работодателя имуществу третьих лиц, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, имуществу других работников;
2.5. вести делопроизводство, подготавливать дела по учебной части для сдачи в архив;
2.6. заполнять алфавитную книгу;
2.7. вести учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел, обучающихся в архив;
2.8. готовить и выдавать студенческие билеты и зачетные книжки;
2.9. выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
2.10. заполнять дипломы, свидетельства, дубликаты дипломов, свидетельств;
2.11. готовить ответы на запросы по учебной части;
2.12. оформлять справки об обучении;
2.13. подготавливает проекты приказов по движению контингента;
2.14. оформляет личные дела принятых на обучение;
2.15. осуществлять контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль;
2.16. заполнять информацию в АИС «Электронный колледж Тюменской области» - раздел «студенты»;
2.17. вести работу по внесению сведений о документах, выданных выпускникам ГАПОУ ТО «Ишимский многопрофильный техникум», завершивших обучение по образовательным программам среднего профессионального образования в федеральную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации» (ФИС ФРДО);
2.18. проходить периодические бесплатные медицинские обследования.
Работа секретарем, помыть чашки. налить кофе, купить конфеты,сахар и т.д., регистрация вх и исх документов и т.д.
Список профессий