Делопроизводитель вакансии Пушкин

Ведение делопроизводства (входящая и исходящая корреспонденция, архивное делопроизводство), подготовка проектов документов для руководителя, отправка почты.

Прием, обработка, регистрация входящих и исходящих документов

Организация текущего хранения документов

Ведение делопроизводства

Систематизация и размещение дел в архиве

Ведение номенклатурных дел

Знание офисных программ (Exсel, Word)

Делопроизводство отдела (Учебная часть) в полном объеме. Работа с личными делами студентов. Работа в базе 1С Колледж.

• Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
• Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
• Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
• Организует внедрение систем ведения документации.
• Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
• Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
• Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
• Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
• Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

• Полная занятость
• Работа на ПК (Microsoft Office), телефон
• Офис в центре города (Петроградская сторона)

• Ведение входящей / исходящей корреспонденции
• Подготовка проектов договоров, первичная подготовка и регистрация бухгалтерских документов
• Формальная проверка протоколов испытаний, выгрузка протоколов в Федеральную Информационную систему (ФГИС)
• Поддержание системы менеджмента качества (СМК) испытательной лаборатории (ИЛ), в том числе:
• Отслеживание изменений в нормативной базе, касающейся деятельности лаборатории
• Подддержание актуальности внутренней нормативной документации ИЛ
• Организация внутреннего аудита ИЛ

• Аккуратность, скрупулезность
• Грамотная письменная речь
• Умение работать с нормативной документацией
• Желательно техническое образование
• Желательно владение английским техническим языком
• Свободное владение ПК (Microsoft Office)
• Свободный навык работы с информационными ресурсами в интернете

Организация и ведение делопроизводства;

Подготовка и оформление документов, включая прием, регистрацию, классификацию и архивацию;

Контроль за соблюдением сроков и качеством исполнения документов, дебиторской и кредиторской задолженности;

Поддержка электронного архива и системы документооборота;

Проведение анализа и оптимизации процессов делопроизводства;

Отправка и получение корреспонденций на «Почте России»;

Выполнение поручений руководителя.

• Прием и первичная обработка входящих документов

• Организация доставки документов исполнителям

• Ведение базы данных документов организации

• Ведение информационно-справочной работы

• Обработка и отправка исходящих документов

• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

• Контроль исполнения документов в организации

• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

• Своевременное внесение документов в реестр ФИС ФРДО

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение,Отправляет исполненную документацию по адресатам.Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.Принимает документы на подпись заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения, иного должностного лица), проверяет правильность их составления и оформления. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя и пр.

•         предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;

•         подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим  образовательным учреждением;

•         регистрация входящих документов;

•         организация доставки документов исполнителям;

•         ведение базы данных документов образовательного учреждения;

•         ведение информационно-справочной работы;

•         контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам;

•         вместе с администрацией образовательного учреждения готовит отчетные документы для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;

•         осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

•         осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

•         контролирует исполнение документов в образовательном учреждении;

•         формирует личные дела воспитанников, посещающих образовательное учреждение;

•         оформляет трудовые договора и личные дела, устраивающихся на работу сотрудников;

•         ведет книгу движения воспитанников;

•         осуществляет учет воспитанников льготных категорий;

•         готовит проекты приказов по движению контингента детей;

•         ведет книги приказов;

печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников образовательного учреждения с приказами под подпись в день их издания

прием и первичная обработка входящих документов;

• Регистрация и отправка входящей и исходящей корреспонденции;
• Отправка почтовой корреспонденции;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, расходных материалов, визиток и т.д.);
• Подготовка и оформление договоров.