Делопроизводитель вакансии Пушкин

• Прием входящих звонков, обработка заявок на сайте;
• Делопроизводство, документооборот, в т.ч. электронный;
• Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации, регистрация и проверка реквизитов документов на оплату;
• Работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов);
• Оформление и ведение архива.

В связи с успешным развитием и расширением компании, ростом бизнес-процессов и увеличением нагрузки на HR-подразделение, мы ищем внимательного, энергичного и ответственного — Делопроизводителя в Департамент персонала.

Основные задачи:

• Осуществление внесения первичной информации в базы данных 1С ЕРП, 1С ДО;

• Проверка правильности заполнения и оформления первичных документов;

• Контроль за своевременным получением оригиналов закрывающих документов;

• Запросы контрагентам на закрывающие документы (акты сверки, УПД, счета-фактуры и.т.д.)

• Помощь в подписании различных документов и договоров с контрагентами.

Что мы ждём:

• Опыт работы с первичными документами;
• Опыт работы в базах 1С, желательно 1С ERP, ДО;
• Высшее оконченное образование;

• Навыки работы с офисными программами (Word, Excel);

• Внимательность к деталям и аккуратность;

• Коммуникабельность и ответственность;

• Способность к самостоятельной работе.

Что мы предлагаем:

• Заработная плата: оклад+ ежеквартальные премии по результатам работы. Фиксированный оклад устанавливается в зависимости от квалификации кандидата;
• Годовые премии по результатам работы компании;
• Полное соблюдение трудового законодательства;
• График работы с 9.00 до 18.00, в пятницу до 17.00, возможно гибкое начало и окончание рабочего дня;
• Различные корпоративные активности;
• Сильная команда, готовая поддержать ваши идеи и инициативы;
• Возможность повышения квалификации за счет компании (курсы, тренинги, лекции);
• Красивый и комфортный офис в 5 минутах от метро «Петроградская»;
• Забота о сотрудниках и их здоровье: корпоративные условия ДМС, так же в офисе ведёт приём дежурный терапевт.

Учет и регистрация входящей и исходящей документации;

организация и хранение документов в соответствии с номенклатурой;

учет исполненных документов;

- подготовка и передача документов в архив

• Осуществление работы по ведению архивного дела в Учреждении
• Прием поступивших на хранение исполненных документов из структурных подразделений Учреждения
• Проверка правильности формирования и оформления дел при их передаче на архивное хранение
• Шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дела, ведение учета
• Составление сводных описей дел постоянного и временного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению
• Участие в рассмотрении документов, поступающих на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии (далее – ПДЭК). Ведение и оформление протокола заседаний ПДЭК
• Составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в архивных документах
• Подготовка и передача документов на государственное хранение

• Прием, первичная обработка, регистрация и учет документов и корреспонденции

• Сканирование документов

• Отправка документов и корреспонденции, направление в соответствующие структурные подразделения Учреждения документов текущего делопроизводства, в том числе поручений руководства Учреждения

• Подготовка копий документов и их заверение

• Ведение информационно-поисковых систем (баз данных), включая реестр входящих и исходящих документов

Ведет документооборот по студентам и сотрудникам образовательного учреждения. Оформляет регистрационные карточки, создает банк данных и учета студентов образовательного учреждения, в том числе, с использованием программного комплекса (базы данных) АИСУ «ПараГраф». Обеспечивает своевременное постановку студентов на льготное питание. Обеспечивает сохранность проходящей и принятой служебной документации. 

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее заместителям директора общеобразовательного учреждения, структурным подразделениям; в соответствии с резолюцией директора передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных; ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль их исполнения, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; отправляет исполненную документацию по адресатам; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива; ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; подготавливает и сдает в архив общеобразовательного учреждения документальные материалы, законченные  делопроизводством, регистрационную  картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив; обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам канцелярии образовательного учреждения; осуществляет обработку и движение отправляемых и внутренних документов, контролирует правильность их согласования и оформления; обеспечивает учет и регистрацию исполнения поручений директора общеобразовательного учреждения; ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит работников общеобразовательного учреждения с приказами под подпись в день их издания; ведет регистрацию обращений граждан в школу, контролирует сроки исполнения обращений; организует личный прием граждан директором образовательного учреждения, ведет книгу посещений; ведет внутреннюю отчетно-справочную документацию; выдает справки обучающимся школы; ведет табель посещения обучающимися образовательного учреждения;   хранит документы, подтверждающие право учащихся на льготное питание. Проводит сверку с оператором питания по количеству детей и сумме произведенных расходов из бюджета за питание льготных категорий; обеспечивает работу по взаимодействию с общешкольным родительским комитетом для осуществления контроля организации питания учащихся, качеством приготовления пищи, рационального составления меню; предоставляет в бухгалтерию  ежемесячный отчет по организации питания учащихся не позднее 01 числа каждого месяца, следующего за отчетным по форме, заверенной директором школы.

• Получение и отправка (в том числе Электронной почтой, Почтой России, Курьерской Службой, Факсимильной связью), регистрация документов поступающих в Общество.
• Организация работы по учету, систематизации, хранению и передаче в структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Организация хранения и обеспечение сохранности документов.
• Участие в разработке номенклатуры дел Общества и паспорта архива управленческой документации Общества.
• Учет прохождения документов, осуществление контроля исполнения документов.
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающий удобный и быстрый поиск.
• Сканирование поступающих документов, ведение базы данных электронного архива управленческой документации, печатание, размножение и комплектование документов.
• Замещение работников канцелярии при необходимости

Ввод информации в систему базы данных;

Ведение базы данных;

Ведение деловой пересписки

1.   Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2.     Осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые;

3.     Подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;

4.     Регистрирует входящие документы;

5.     Организует и ведет работу в системе электронного документооборота;

6.     Ведет базу данных документов организации DocPro;

7.     Обрабатывает и отправляет исходящие документы;

8.     Организует работы по регистрации, учету, хранению и передаче                                              в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

9.       Контролирует исполнение документов в учреждении;

10.   Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

11.   Осуществляет разработку номенклатуры дел учреждения;

12.   Проверяет правильность оформления документов и отметки об их исполнении  перед их формированием в дело для последующего хранения;

13.   Формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения;

14.   Контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов;

15.   Передает документы в архив учреждения;

Поддерживает уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей, проходит курсы повышения квалификации, семинары

• Приём и регистрация корреспонденции , передача её на исполнение;
• Сканирование , копирование, распечатка и подшивка документов;
• Учёт прохождения документов;
• Ведение административно-хозяйственной деятельности и обеспечение необходимым отдела;
• Подготовка и сдача документов в архив.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office);
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание основ делопроизводства;
• Знание нормативных правовых актов.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня (все гарантии и льготы по трудовому законодательству);
• График работы с 8.30 до 17.00 (ПН-ПТ);
• Белая ЗП (оклад/надбавки);
• Возможности профессионального развития, карьерного роста и самореализации;
• Развитая корпоративная культура (спортивные и культурные мероприятия, магистратура/аспирантура на базе предприятия и т.д.);
• Служебные развозки от станций метро: Пионерская, Проспект Просвещения, Комендантский проспект, Старая деревня.