Делопроизводитель вакансии Кронштадт

Служба финансового менеджмента в поиске сильного специалиста по делопроизводству в Центр финансовой отчётности, г. Санкт-Петербург

Обязанности

• делопроизводство, документооборот, ведение электронных архивов документов подразделения
• коммуникации с командой подразделения, внутренними и внешними клиентами
• работа с запросами/письмами и т.п. (получение, распределение и контроль исполнения)
• помощь или замещение сотрудников на участках выгрузка и обработка данных из АС Банка в целях подготовки обязательной отчетности

Требования

• высшее образование (желательно экономическое, финансовое)
• знания делопроизводства (внешнего и внутреннего)
• навыки проведения деловых коммуникаций
• навыки работы в MS Office, уверенный/продвинутый уровень Excel
• навыки работы с офисной техникой
• личные качества - ответственность, пунктуальность и точность, умение работать в режиме многозадачности и deadline

Условия

• трудоустройство согласно ТК РФ
• срочный трудовой договор
• фиксированный оклад и годовое премирование
• возможность профессионального и карьерного развития
• социальный пакет (ДМС, санаторно-курортный отдых и т.д.)
• корпоративное обучение
• активная корпоративная жизнь (спортивные мероприятия, внутренние конкурсы и пр.)
• место работы: г. Санкт-Петербург, пр-кт Старо-Петергофский

Организация работы с документами:•    прием и первичная обработка входящих документов;•    предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;•    подготовка входящих документов для рассмотрения директором Предприятия;•    регистрация входящих документов;•    организация доставки документов исполнителям;•    ведение базы данных документов Предприятия;•    ведение информационно-справочной работы;•    обработка и отправка исходящих документов;•    организация работы по регистрации, учету, хранению и передачев соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;•    контроль исполнения документов на Предприятии. Организация текущего хранения документов.•    разработка номенклатуры дел организации;•    проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении                                 перед их формированием в дело для последующего хранения;•    формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;•    формирование дел;•    контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. и тд.

Работа с документами

• Работа с входящей, исходящей и внутренней документацией, регистрация документации, своевременная передача документации для исполнения работникам в соответствии с резолюцией руководителя, отправка исходящей документации, ведение электронного делопроизводства, контроль своевременного исполнения резолюций руководства.
• Проведение консультационной работы,
• Ведение табеля учета рабочего времени.

Прием и первичная обработка входящих документов. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. Регистрация входящих документов. Ведение базы данных документов организации.

Ведение документации службы РАВ.

Регистрация документов службы РАВ.

Ведение книг учета службы РАВ.

• Согласование документов кандидатов;
• Оформление анкет с согласованными кандидатами;
• Формирование номенклатуры дел, составление описей на отправку документов;
• Обработка входящих резюме, согласование времени собеседования, приглашение кандидатов;
• Подготовка и сдача отчетности по установленным в Обществе нормативным документам;
• Оформление, учет кадровых документов.

• Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала
• Организация системы движения документов по персоналу
• Сбор и проверка личных документов работников
• Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках
• Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности
• Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации
• Ведение учета рабочего времени работников
• Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив

Ведение архива и документации по компенсации родительской платы

Ведение делопроизводства