Секретарь вакансии Владимир

Делопроизводство по основной деятельности предприятия (организация работы руководителя; выполнение поручений руководителя; работа с корреспонденцией в печатном и электронном виде; печать приказов по основной деятельности предприятия и пр.)  

выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы начальника, организация приема посетителей,подготовка заседаний и совещаний, ведение протоколов, регистрация, учет и хранение входящей и внутренней корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов

Обязанностями секретаря в производственном процессе ООО "Мастер Сервис" являются:

• приём входящих звонков, поступающих в приёмную генерального директора, их переадресация на компетентных специалистов для дальнейшего взаимодействия;
• приём обращений посредством электронных и почтовых отправлений, а также при непосредственном визите заявителей в офис организации;
• регистрация обращений в журнале входящей корреспонденции компании, их распределение по соответствующим отделам для дальнейшего взаимодействия исполнителя и заявителя;
• приём и подготовка ответов на заявления, их регистрация в журнале исходящей корреспонденции и отправка посредством выбранного заявителем средства связи;
• ежедневный мониторинг сроков исполнения обращений, контроль качества выполнения заявок;
• организация работы офиса (контроль наличия расходных материалов и канцтоваров, а также продовольственных товаров для сотрудников офиса);
• делопроизводство и электронный документооборот в рамках своих должностных обязанностей;
• исполнение поручений руководителя.

Дополнительная информация будет предоставлена по телефону или на собеседовании.

Заработная плата будет установлена по итогам собеседования.

- ведение делопроизводства;

- работа с передачей и принятием информации;

- исполнение поручений руководителя

• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

• Организация документооборота компании: прием и отправка документов, регистрация входящей/исходящей корреспонденции
• Распределение входящих звонков, корреспонденции, документов и прочее по отделам
• Доставка корреспонденции, документов и прочее лично (курьерская работа)
• Подготовка копий и скан-копий документов

- Выполнение поручений руководства, связанных с деятельностью Компании;

- Работа в корпоративных CRM-системах, Outlook, корпоративных мессенджерах, средствах организации конференц.связи;

- Организация и участие во встречах, переговорах, совещаниях, ведение протоколов;

- Взаимодействие с подразделениями и партнерами компании;

- Консолидация данных от различных подразделений компании, составлений сводных отчетов и презентаций для руководства в MS Power Point, MS Excel;

- Подготовка и отправка документов почтой России, курьерской почтой;

Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации, звонки, почта, заполнение отчетов в программе, подготовка документов.

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
• Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по факсу, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению директора составляет письма, запросы, приказы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
• Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Представляет руководителю в установленные сроки, в полном объеме необходимую документацию.

 «Профстандарт»