Секретарь вакансии Лобня

• Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.

• Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.

• Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся

• Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть

• Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.

Ведение делопроизводства, в том числе и в электронной форме;

Подготовка проекта приказов и распоряжений;

Выполнение различных операций с применением компьютерной техники;

Прием телефонных звонков и посетителей директора Гимназии. 

• Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов по движению обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив;
• Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
• Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями Учреждения и конкретными исполнителями.

• организация деловых встреч и совещаний, ведение протоколов совещаний;
• Планирование и координация рабочего графика руководителя, ведение календаря руководителя;
• Осуществление предварительного контроля правильности подготовки и оформления документов, поступающих на подпись руководителю;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Подготовка и организация собраний и переговоров;
• Контроль исполнения поручений руководителя;
• Информационное, документационное, организационное и техническое обеспечения руководителя;
• Поддержание кабинета руководителя, приемной в надлежащем порядке;
• Встреча гостей.

- Регистрация входящих документов.

- Организация доставки документов исполнителям.

- Ведение базы данных документов организации.

- Ведение информационно-справочной работы.

- Обработка и отправка исходящих документов.

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

- Контроль исполнения документов в организации.

•  Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения (организации).

•  Оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

•  Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

•  Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

•  Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

•  Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

•  Составлять установленную отчетность. Своевременно принимать, исполнять и передавать документы кадрового делопроизводства и прочие документы касательно персонала

• Работать в системе электронного документооборота и др.

Обеспечение работы офиса и поддержка текущего режима работы. Встреча и регистрация посетителей, организация встреч, переговоров и конференций. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, а также электронных сообщений. Управление административной документацией. Планирование рабочего времени и управление календарём для менеджеров и других специалистов. Обеспечение расходных материалов и ресурсов в соответствии с бюджетом.

• Приём, обработка, регистрация и приём-передача входящей и исходящей корреспонденции;

• Оформление служебных записок, распоряжений, приказов;
• Организация встреч, совещаний, переговоров. Связь, протоколирование, чай\кофе.
• Выполнение личных поручений директора.

Ведет телефонные переговоры, протоколы совещаний, общается с посетителями, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, работает на компьютере. Выполняет поручения руководителя

- Ведение делопроизводства, документооборота;

- осуществление контроля правильности оформления и сохранности поступающих документов;

- обработка входящей/исходящей корреспонденции;

- подготовка распорядительных, информационно-справочных документов;

- ведение деловой переписки, регистрация, учет, отправка и архивирование корреспонденции;

- прием и распределение входящих, исходящих звонков;

- информационная и административная поддержка руководителей подразделений;

- хранение и архивирование документов в бумажном и электронном виде;

- выполнение отдельных поручений руководства.