Секретарь вакансии Кропоткин

знакомит председателя со всей входящей корреспонденцией и другими документами;  ведет по указанию председателя МО ВОС телефонные переговоры;  регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию;   следит за сроками исполнения корреспонденции, взятой под контроль; делает обзор периодических изданий;  пишет служебные письма по указанию председателя и печатает их на персональном компьютере; в установленные сроки готовит отчеты в краевое правление;сопровождает председателя в поездках по служебным делам.

Трудовые действия: Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Регистрация поступающих телефонных звонков

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Необходимые умения:

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

Соблюдать служебный этикет

• обеспечивает своевременную и полную передачу информации по документам, поступившим по официальным каналам электронной и факсимильной связи, используемым в ОАО «РЖД», начальнику депо.
• организует проведение телефонных переговоров начальника депо, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
• регистрирует в ЕАСД входящие документы, поступившие из сторонних организаций и контрагентов.
• регистрирует в ЕАСД исходящие документы, протоколы, поручения, приказы и распоряжения, подготовленные установленным порядком работниками депо.
• осуществляет контроль за ходом исполнения поручений и снятием их с контроля в установленном порядке. На основании ведомостей ЕАСД ведет учет, обобщение, анализирует ход и результаты исполнения документов.
• еженедельно готовит для начальника депо информацию о состоянии дел с исполнением документов.
• в течение рабочего времени постоянно осуществляет контроль за поступающими по электронной почте сообщениями и документами, проверяет их по срокам исполнения, важности и доводит информацию до начальника депо.
• оказывает консультативную поддержку работникам депо при работе в системе электронного документооборота.
• по поручению начальника депо печатает письма, содержащие решение вопросов административно-организационного характера, необходимые для его работы, протоколы, поручения и другие документы.
• ведет календарь рабочего дня начальника депо.
• организует прием посетителей.
• подготавливает для начальника депо авансовый отчет о командировке и связанных с ней денежных расходах.
• обеспечивает организацию получения почтовой и курьерской доставки входящей и исходящей корреспонденции.
• предоставляет работникам вышестоящих организаций справочную информацию по осуществлению деятельности начальника депо, поступившим ему на рассмотрение и подписание документам.
• выполняет отдельные служебные поручения начальника депо.
• осуществляет ввод мероприятий в программе ЕКАСУТР связанной с командированием работников эксплуатационного локомотивного депо по участкам эксплуатации Кавказская, Армавир.
• осуществляет подготовку личного приема граждан начальником депо с записью обращений в специализированный журнал.
• организует приём, регистрацию и учет уведомлений о фактах обращения с целью склонения работников к совершению коррупционных правонарушений.