Секретарь вакансии Краснодарский край

Прием клиентов в офисе, подготовка документов, работа с корреспонденцией, организация работы офиса

-выполнение поручений генерального директора; - работа с общей корпоративной почтой; -ответы на входящие звонки, переключение на нужные отделы. -коммуникация с обособленным подразделением-Кемеровским филиалом для решения текущих вопросов. -покупка авиабилетов, заказ гостиниц. -работа с визовыми центрами по вопросу оформления виз для сотрудников, отправляющихся в командировки в зарубежные страны. -составление доверенностей на сотрудников для предоставления по месту требования; -организация работы по повышению квалификации сотрудников. (Работа со школами повышения квалификации). - организация размещениz объявлений по поиску работников (кадровые агентства, газета, TV, Авито, hh.ru, Telegram, WhatsApp). Проведение собеседований самостоятельно, либо с привлечением коллег. (в зависимости от вакансии). - работа с переводчиками по вопросам документооборота. -организация и координация работы по адаптации новых работников на рабочих местах.

- работа в ЕМСЭД (Единая межведомственная система электронного документооборота исполнительных органов Краснодарского края) - прием и распределение телефонных звонков; - оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени - организация личного приема посетителей руководителем; - ведение журнала предварительной записи на прием; - встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками; - регистрация посетителей, ведение журнала Личного приема граждан руководителем Учреждения; - прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации; - организация работы с документами в приемной руководителя; - организация хранения документов в приемной руководителя; - организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами Учреждения; - прием и первичная обработка входящих документов; - предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые; - подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем; - регистрация входящих документов; - организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в Учреждении; -регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения приказов и распоряжений руководства. - составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); - печать служебных документов и материалов; - размножение служебных документов; - контроль прохождения документов в Учреждении (согласование, подписание и утверждение документа);

Организация и ведение документооборота по основной деятельности санатория. Прием и распределение телефонных звонков. Организация встреч директора. Взаимодействие с отделами и структурными подразделениями санатория. Подготовка служебных записок и исходящих писем. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Выполнение иных поручений директора.

занимается непосредственно подготовкой, рассылкой, сопровождением и хранением бумажных документов и иной корреспонденции, а также обеспечивает рабочие условия в офисе или канцелярии организации

работа в архиве

взаимодействие со СМИ: медиапланирование, написание пресс-релизов, статей, информационно-аналитических материалов; комплексное информационное сопровождение деятельности Университета; ведение официального информационного сайта Университета, социальных сетей и иных официальных источников Университета; написание материалов для региональных СМИ, направленных на освещение основных направлений деятельности университета; организация информационных мероприятий для СМИ в формате пресс-конференций, круглых столов, брифингов, пресс-ланчей и т. д.; организация, проведение, монтаж видеосъемок с участием должностных лиц Университета, города и края для телевизионного эфира. подготовка политических/тематических выступлений, докладов ректора на заседаниях круглых столов, в Министерствах, ведомствах; подготовка PR-материалов, пресс-релизов, заметок, пояснений к для СМИ; подготовка текста официальных приветствий и поздравлений от имени Университета; написание аналитических статей; поиск и создание информационных поводов - организация моментального реагирования ректора Университета в виде комментария, публикации статьи, пресс-выезда и др.

Технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация). Создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (электронная почта, телефон, факс). Ведет журналы входящей и исходящей корреспонденции, принимает заявления на имя руководителя учреждения. Печатает по указанию руководителя различные материалы: приказы, справки, протоколы, положения, планы, схемы, инструкции, диаграммы, списки учащихся и сотрудников и прочие материалы для осуществления учебно-воспитательного процесса и учебно-методической деятельности.

Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами; организация работы с посетителями в приемной руководителя; осуществление контроля исполнения поручений руководителя; составление и оформление проектов документов, организация работы с документами в приемной руководителя; организация хранения документов в приемной руководителя; обеспечение руководителя информацией; оформление командировочных документов

Выполнение обязанностей секретаря.