- Вести обработку документов в автоматизированной системе документационного обеспечения бизнеса (АСДОБ): отметка о получении, исполнении документов, внесение резолюций Руководителя, отсылка на исполнение, контроль исполнения поручений , регистрация писем - Вести прием документов от структурных подразделений на рассмотрение руководителю;
1.Прием и распределение телефонных звонков организации; организация работы с посетителями организации; выполнение координирующих и обеспечивающих функций.
2. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения и т.п.
регистрация входящих и исходящих документов, ведение делопроизводства
Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.
Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до руководителя учреждения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Обеспечивать рабочее место руководителя учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Приём и распределение телефонных звонков. Организация работы с посетителями редакции. Организация работы с документами.
· Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело»;
· нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства;
· современные информационные технологии работы с документами;
· порядок работы с документами;
· схемы документооборота;
· правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
· правила организации и формы контроля исполнения документов в МБУ ДО «ЭБЦ»;
· типовые сроки исполнения документов;
· принципы работы со сроковой картотекой;
· назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
· правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
· правила документационного обеспечения деятельности МБУ ДО «ЭБЦ»;
· виды документов, их назначение;
- участие в праздничных и публичных районных мероприятиях, их информационное сопровождение;
- работа с информационно- телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет, популярными социальными сетями, продвижения аккаунтов, таргетинга, обеспечения их безопасности.
Работа с документами
Регистрация документов, учет документов
Составление писем, запросов и других документов по заявлению руководителя
Выполнение служебных поручений руководителя
Обязанности:ведение делопроизводства (входящая исходящая корреспонденция)прием и распределение звонковприем посетителейзаказ ТМЦ для офисавыполнение поручений руководителя
Список профессий