Делопроизводитель вакансии Тюменская область

• принимать и регистрировать входящие и исходящие письма;
• прием звонков и перенаправление на других специалистов;
• отправка почты РФ;
• ознакомление с приказами по основной деятельности
• ведение архива
• замещать секретаря по необходимости.

1.      Участвует в организации контрольно-пропускного режима в школе, встречает посетителей, осуществляет контроль регистрации посетителей.

2.      Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.      Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

4.      Выдает справки об обучении участникам образовательного процесса (по запросам);

5.      Выполняет производственные поручения директора, заместителя директора по УВР, завхоза, бухгалтера.

Прием и первичная обработка входящих документов.

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

Регистрация входящих документов.

Организация доставки документов исполнителям.

Ведение базы данных документов организации.

Ведение информационно-справочной работы.

Обработка и отправка исходящих документов.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Контроль исполнения документов в организации.

Подготовка проектов приказов по основной деятельности.

Осуществлять подготовку проектов приказов по основной деятельности по поручению заведующего учреждением; Осуществлять регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, письменных обращений граждан; Осуществлять работу с электронной почтой  учреждения; Работа в системе «Электронный детский сад»; Составление Номенклатуры дел.

Обязанности:

· Ведение документооборота организации;

· Подготовка и отправка корреспонденции;

· Выполнение поручений руководителя.

Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

Доведение до работников структурных подразделений Общества указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

Прием документов и заявлений на подпись руководителю, их регистрация, учет и передача руководителю.

Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

Условия:

• 40 часовая 5ти дневная рабочая неделя
• Работа в офисе

Обязанности:

1. -ведение номенклатурных дел секретаря;
2. -организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;
3. -поиск необходимой руководителю информации;
4. -выполнение оперативных поручений и заданий директора;
5. -контроль исполнения документов и поручений директора;
6. ежегодно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения

Требования:

1. ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора
2. сохранять конфиденциальность информации;
3. -соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию

учет, регистрация входящей и исходящей корреспонденции,

передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

подготовка законченных дел к архивному хранению

Качественно и своевременно выполнять должностные обязанности.

• Осуществлять работу по ведению архивного дела в учреждении.

• Организовывать хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

• Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

• Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

• Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

• Осуществлять прием и регистрацию внутренней служебной корреспонденции.

• Обеспечивать сохранность документов, поступающих в делопроизводство.

• Систематизировать, регистрировать передавать документы на исполнение в соответствии с резолюцией директора образовательного учреждения.

• Формировать исполненные документы в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.

• Осуществлять подготовку и передачу в архив образовательного учреждения документов, законченных делопроизводством.

• Осуществлять своевременно и качественно копировальные и множительные работы на оргтехнике.