Делопроизводитель вакансии Санкт-Петербург СПб

• Ведение бумажного и электронного документооборота;
• Методическое сопровождение и эксплуатация СЭД;
• Осуществление контроля за соблюдением требований по подготовке и оформлению документов;
• Ведение реестров по видам документов, контроль получения оригиналов договорных документов;
• Получение и отправка почтовой корреспонденции, в том числе Почтой России, курьерской и спец. связью;
• Регистрация, тиражирование, направление на исполнение документов, составляющих коммерческую и служебную тайну;
• Проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую и служебную тайну;
• Контроль сроков исполнения документов и поручений руководства;
• Организация текущего хранения документов, формирование дел и их архивное хранение;
• Проверка правильности создания документов, выявление ошибок, контроль их исправления;
• Разработка и внедрение локальных нормативных актов по делопроизводству;
• Разработка унифицированных форм документов;
• Ведение баз данных;
• Создавать регламенты по документообороту.

Умение работать с документами, владение компьютером,  знание программы " Парус-8", " СБИС"

Документальное обеспечение управления.

олжностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

• Составление графика встреч руководителя и организация совещаний;
• Ведение документооборота направления (подготовка писем, служебных записок, работа с первичной бухгалтерской документацией и т.д.)
• Коммуникации со всеми подразделениями компании (бухгалтерия, отдел кадров, административный отдел и т.д.);
• Прием, распределение, контроль исполнения документов и поручений руководителя;
• Выполнение служебных и личных поручений руководителя;
• Организация жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярии, воды, печенья в офис, контроль бюджета);
• Ведение табеля учета рабочего времени (еженедельные выгрузки СКУД и их проверка);
• Работа в 1С ЭДО:
• Взаимодействие с администрацией б/ц;
• Участие в организации event мероприятий направления.

- ведение приема и регистрации поступающей корреспонденции, передача в соответствующие структурные подразделения Комитета или руководителям, исполнителям в работу;

- работа с программой электронного документооборота (регистрация документов, сканирование документов, подготовка резолюций по документам, проектов резолюций для руководителей);

- ведение журналов командировок, регистрация обращений граждан; регистрация протоколов совещаний/заседаний;

- ведение журнала регистрации и учета выдачи доверенностей работникам, на представление интересов Комитета;

- осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан;

- по поручению руководителя осуществление контроля за сроками исполнения специалистами поручений, распоряжений, приказов, рассмотрения обращений граждан и организаций; выдача справок по регистрации документов;

- ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции;

- хранение документов текущего архива;

- участие в разработке и подготовке номенклатуры дел и ее согласование;

- участие в формировании дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- обеспечение контроля за сохранностью и установленные сроки сдачи в архив;

- участие в обеспечении сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации;

- консультирование по вопросам делопроизводства работников Комитета, граждан, организаций, органов государственной власти, ответы на телефонные звонки по вопросам, связанным с делопроизводством в Комитете;

- проведение работы по подготовке заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о месте, повестке дня и их регистрация;

- прием документов на подпись руководителю и их проверка правилам оформления, установленным в Комитете;

- подготовка и участие в личном приеме граждан руководителями Комитета;

- по поручению непосредственного руководителя подготовка писем, запросов, других документов;

- получение и отправка писем, бандеролей через Почту России;

- оказание практической и методической помощи работникам Комитета и подведомственным учреждениям по вопросам делопроизводства.

В связи с расширением производства, приглашаем на работу Делопроизводителя.

Обязанности:

• Ведение делопроизводства и документооборота цеха;
• Администрирование.

• Опыт работы на аналогичной должности от 3 лет (на промышленном предприятии).

• Трудоустройство в полном соответствии ТК РФ;
• Высокий уровень заработной платы;
• График работы 5/2 с 8.30 до 17.00;
• Широкие возможности профессионального развития, карьерного роста и самореализации;
• Корпоративные мероприятия;
• Служебные развозки от метро: Пионерская, Проспект Просвещения, Старая Деревня, Комендантский проспект.

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

• регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции
• делопроизводство (проверка, согласование, учёт, архив)