Делопроизводитель вакансии Санкт-Петербург СПб

Регистрация входящих и исходящих документов

Ведение табеля учета рабочего времени

Подготовка приказов и иных распредительных документов начальника

Архивное делопроизводства, подшивка и учет дел

Осуществление приема и регистрации корреспонденции, направление ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передача документов на исполнение. Отправка исполненной документации по адресатам. Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива. Подготовка и сдача в архив предприятия материалов, законченных делопроизводством.   

ведение делопроизводства в школе, согласно должностной инструкции.

• Ведение бумажного и электронного документооборота;
• Методическое сопровождение и эксплуатация СЭД;
• Осуществление контроля за соблюдением требований по подготовке и оформлению документов;
• Ведение реестров по видам документов, контроль получения оригиналов договорных документов;
• Получение и отправка почтовой корреспонденции, в том числе Почтой России, курьерской и спец. связью;
• Регистрация, тиражирование, направление на исполнение документов, составляющих коммерческую и служебную тайну;
• Проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую и служебную тайну;
• Контроль сроков исполнения документов и поручений руководства;
• Организация текущего хранения документов, формирование дел и их архивное хранение;
• Проверка правильности создания документов, выявление ошибок, контроль их исправления;
• Разработка и внедрение локальных нормативных актов по делопроизводству;
• Разработка унифицированных форм документов;
• Ведение баз данных;
• Создавать регламенты по документообороту.

• Приём и распределение входящих телефонных звонков.
• Paбота с входящей / исхoдящeй кopреcпонденцией.
• Ведение деловой переписки.
• Ведение документооборота организации.
• Работа в системе электронного документооборота (1С:Документооборот).
• Ведениe дoговopнoй базы, подготовка договоров с клиентами.
• Взаимодействие с бухгалтерией, подготовка документов для заказчиков и подрядчиков.
• Ведение протоколов производственных совещаний.
• Организация встреч, совещаний.
• Ведение архива.

• коммуникация с иностранными работниками Университета ИТМО;
• контроль соблюдения иностранными гражданами паспортно-визового режима;
• обеспечение выполнения законодательства РФ в области миграции иностранных граждан;
• обеспечение своевременной постановки на миграционный учет иностранных граждан, проживающих на территории жилых помещений Университета;
• своевременное оформление приглашений и разрешений на работу по необходимости, иностранным гражданам, въезжающим в Российскую Федерацию;
• своевременное уведомление УВМ ГУ МВД о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ с иностранным гражданином. 

• Обработка входящих звонков, заявок с сайта и электронной почты (без консультации, исключительно перевод на ответственного сотрудника)
• Взаимодействие с курьерскими службами, отправка/получение писем
• Помощь отделу клиентского сервиса - оформление документов по шаблонам
• Добавление регулярных платежей в онлайн-банке (оплата курьерской службы, аренды помещений, прочих заказов)
• Ведение документооборота компании (учет договоров, закрывающих документов, прочих внутренних документов).
• Своевременное обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка кофе, воды, вкусняшек и т.д.; поддержание работы печатающей техники (закупка картриджей, взаимодействие с обслуживающей сервисной компанией).

• Грамотной устной и письменной речью
• Опытного пользователя ПК (MS Office, CRM Bitrix24, e-mail, telegram)
• Ваши характерные качества - опрятность, ответственность, исполнительность, пунктуальность, оперативность в работе, способность работать в режиме многозадачности
• Опытом работы в аналогичной должности от года (будет Вашим преимуществом).

• Работа в стабильной, динамично развивающейся компании
• Работа в дружном коллективе профессионалов
• Полная занятость
• График работы: 5 дневная рабочая неделя, с 10:00 до 18:00
• Оформление по ТК РФ
• Возможность профессионального и карьерного роста

Помощник руководителя.

• Ведение документооборота управления по персоналу и управления организации труда и заработной платы;
• Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, направление ее в соответствующие структурные подразделения;
• В соответствии с резолюцией непосредственного руководителя передача документов на исполнение;
• Осуществление подготовки исходящей документации по указанию непосредственного руководителя;
• Ведение учета прохождения документальных материалов (проекты локальных нормативных актов, приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.), контроль за их исполнением;
• Заказ канцелярии;
• Работа с оргтехникой (копии документов, сканирование, отправка и получение факсов, телефон);
• Выполнение разовых поручений и распоряжений непосредственного руководителя.

• Регистрировать студентов по месту пребывания;
• Заполнять карточки регистрации;
• Снимать с регистрационного учета выбывших из общежития;
• Контроль действительности паспортных данных;