Секретарь вакансии Пензенская область

Нашей активной команде нужен помощник, который сможет организовать и поддержать работу офиса.

• стабильную заработную плату без задержек;
• строго официальное трудоустройство;
• индивидуальный подход к твоему развитию;
• опытного наставника - он поможет влиться в работу.

Коллектив у нас дружный, очень разнообразный и влюбленный в свою работу. Для нас важна эффективная коммуникация.

Поэтому нужно:

• регулировать потоки информации между отделами;
• организовывать документооборот компании;
• работать с корпоративной почтой;
• загруженного разгрузить, а грустному улыбнуться.

Ты легко станешь частью нашей команды, если доброжелательна, можешь организовать свою работу, оперативно решаешь поставленные задачи, отлично владеешь ПК.

Мы ценим тех, кто готов работать с профессионалами, хочет развиваться и прокачивать себя. Интересно? Позвони мне!

А если будешь в районе Южной поляны, можем сразу познакомиться лично. Мы находимся по адресу: Калинина 91, офис компании “Агентство деловой информации” (вход со двора, первое крыльцо).

До встречи!

Требования:

• высшее образование, желательно юридическое, опыт работы более 3 лет, желательно в нотариальной конторе, суде, адвокатском кабинете, Росреестре, МФЦ, исполнительном производстве, и любых иных организациях с опытом работы с юридическими документами, подготовкой архива, общения по телефону и непосредственно с гражданами, желательно проживание в Железнодорожном районе.

Обязанности:

• прием граждан, консультации по телефону и на личном приеме, изготовление документов, делопроизводство, в т.ч. ведение архива, работа с ПК, зарплата может меняется в сторону увеличения, в случае получение навыков и улучшения результата трудовой деятельности

Организационное обеспечение деятельности учреждения

Выполнение полручений директора колледжа. Работа с электронной почтой, входящими и исходящими документами. Ведение книги приказов.

• регистрация документов в базе;
• сканирование документов и печатных изданий;
• просмотр сайтов и электронной почты на наличие новых документов.

Прием, регистрация, обработка корреспонденции, оформление документации

• Прием и распределение входящих звонков.
• Делопроизводство, документооборот.
• Выполнение поручений руководителя.
• Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
• Помощь в планировании рабочего дня руководителя, подготовка и оформление деловой корреспонденции и внутренней документации, прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч, переговоров.
• Административная и информационная поддержка руководителя.
• Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов).
• Обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.).
• Оформление и ведение архива.
• Организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).

• Осуществляет прием, передачу телефонограмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства и отправляемых от его имени.
• Подготавливает по поручению Руководства проекты отдельных приказов,распоряжений, служебных писем, справок и других документов.
• Организует планирование рабочего дня директора Пензенского ПО и его заместителей.
• Осуществляет подготовку заседаний и проведение семинаров и совещаний (оповещение участников).
• Осуществляет организацию и проведение телефонных переговоров руководителей,встреч, прием посетителей.
• Осуществляет бронирование гостиниц, авиа и железнодорожных билетов, оформляет визы руководителей.
• Соблюдает требования действующих правил и НТД, осуществляет самоконтроль как при подготовке к работе, так и при ее непосредственном выполнении.
• Осуществляет обработку входящих документов (в том числе обращений граждан):принимает, регистрирует, передает на рассмотрение, на исполнение, осуществляет контроль исполнения входящих документов.
• Оформляет командировки для персонала и руководства Пензенского производственного
• отделения.

Требуется секретарь/оператор для ответа на входящие телефонные звонки и сообщения. Работа в офисе. 

Организовать и контролировать внутриредакционную работу, касающуюся планирования, своевременной и качественной подготовки материалов к печати.

2.2.Вместе с редакторами отделов разрабатывать проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представлять их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.

2.3.Организовать своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.

2.4.Отбирать материалы в газету (журнал).

2.5.Контролировать выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.

2.6.Руководить работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.

2.7.Руководить подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).

2.8.Обеспечивать соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.