Согласно должностным инструкциям
Организация работы с документами: приём и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка документов; регистрация входящих документов, организация доставки документов исполнителям.
Текущее хранение документов: проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; формирование дел воспитанников, работников.
Обработка дел для последующего хранения: обработка и оформление передачи личных дел сотрудников в архив ДОУ, проверка сроков хранения документов, составление внутренней описи дел в ДОУ для особо ценных документов.
Другие обязанности: учёт часов работы работников ДОУ, ведение табеля учета рабочего времени, составление приказов, печать и оформление требуемой документации для организации образовательной деятельности в ДОУ и прочее.
Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
Делопроизводитель обязан:
Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передавать документы на исполнение.
Систематизировать и хранить документы текущего архива: Составлять номенклатуры дел, формировать дела, обеспечивать текущее хранение документов, готовить и передавать документы на хранение.
Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в базу данных.
Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
Принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствии руководителя принятые сообщения доводить их до его сведения.
Копировать документы на персональном ксероксе.
Организовывать и обеспечивать сервис при приемке гостей организации.
Организовывать протокольные мероприятия (ведение протокола, его изготовление распространение по списку).
Контролировать работу технического персонала (уборщиц) по обеспечению должного состояния помещений руководства организации.
Оперативно через специалистов и руководителей организации решать вопросы технического обеспечения протокола приема гостей и другие вопросы в части работы канцелярии.
Осуществлять отправку и получение почтовой корреспонденции с последующей регистрацией в журналах.
1. Делопроизводство по организации, почтовые отправления.
2. Работа в системах CRM, Битрикс
3. Работа с первичной документацией, внесение данных в 1С.
4. Сверка с контрагентами
5. Обеспечение жизнедеятельности офиса
Проверять электронную почту Учреждения, заниматься отправкой письменной корреспонденции, отвечать на телефонные звонки.
Список профессий