Секретарь вакансии Новосибирск

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

Ведение учетной документации (ведение регистрации: входящих писем, входящих приказов, внутренних приказов, исходящих писем)(один документ).

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

работа   с документацией, работа с Электронной школой

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности, руководителя организации: 

1) Подготавка документов и материалов, необходимых для работы директора ;

2) Организация проведения телефонных переговоров директора; 

3) Составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем;

4) Выполнение работы по подготовке  документов, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

5) Организация приема посетителей;

6) Ведение делопроизводства;

 7) Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки ;

ООО "Технологии Доверия - Консультирование" ищет сотрудника на позицию Секретаря-администратора.

Чем предстоит заниматься:

Обеспечивать бесперебойную и удобную для сотрудников работу офиса, а именно:

• взаимодействовать со службами бизнес-центра, клининга, курьерских служб;

• поддерживать бумажный и электронный документооборот;

• контролировать своевременную оплату счетов и оформление договоров;

• помогать руководителям и сотрудникам с документами и отчетами;

• следить за наличием канцелярских товаров, продуктов и прочих полезных вещей;

• помогать отделу HR с документами;

• отвечать на входящие звонки, встречать гостей на ресепшене, заказывать гостям пропуска;

• участвовать в организации мероприятий, корпоративов.

Профиль идеального кандидата для нас:

• Опыт работы на аналогичной должности от года;

• Хорошие коммуникативные навыки (устные и письменные);

• Умение работать самостоятельно, ориентироваться на результат, а не на процесс;

• Знание английского языка будет плюсом;

• Знание программ MS Office, в особенности Word, Excel, Power Point;

• Желание стать мастером в своем деле и работать в сильной команде профессионалов.

Мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату, прозрачную систему оценки и продвижения по карьерной лестнице;

• Официальное оформление, ДМС со стоматологией, широкий социальный пакет;

• Современное оборудование для работы, компенсацию мобильной связи;

• Более 600 программ внутреннего обучения;

• Дополнительные дни отпуска от компании;

• Современный и комфортный офис в центре города.

1.      Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее   конкретным исполнителям.   Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

2.      Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники. 

3.      Следить за своевременным рассмотрением исполнителями документов.

4.      Составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

5.      Вести учет приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.