Секретарь вакансии Москва

Организация совещаний и переговоров Председателя;

Организация эффективного взаимодействия отделов;

Подготовка писем, наполнение сайта;

Организация поездок руководителя ; 

Личные поручения руководителя (билеты в театр, запись к врачу, найти информацию в интернете);

Проводить телефонные переговоры, осуществление электронной переписки, выполнять поручение руководителя, контролировать исполение работниками компании распоряжений руководителя

Прием и распределение телефонных звонков.

Ведение документооборота, прием, регистрация, распределение и контроль входящей и исходящей корреспонденции.

Заказ и оформление пропусков для автомобилей, гостей и сотрудников.

Бронирование авиа, ж/д билетов, заказ автотранспорта.

Работа с оргтехникой.

Чай/кофе для руководителей и гостей.

Выполнение поручений руководства.

Обязанности офис-менеджера в компании

Закупка канцелярских товаров и расходных материалов.

Приём посетителей на ресепшене и доклад о них руководству.

Оформление и отправка деловой корреспонденции.

Контроль за чистотой в офисе;

Контроль порядка на рабочих местах и выполнение распоряжений начальства.

Организация работы уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих работников.

Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации.

Организация внутренних рассылок по мессенджерам и электронной почте.

Приём и распределение входящих звонков.

Организация встреч и деловых переговоров.

Организация деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.).

Проверка работы техники и вызов специалистов для её обслуживания;

Контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;

Административно-хозяйственная работа;

Приём звонков;

Организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;

Работа с документами.

По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.

Необходимые качества, которыми должен обладать офис-менеджер:

• ответственность
• аккуратность
• пунктуальность
• внимательность
• хорошая память
• работоспособность
• коммуникабельность
• стрессоустойчивость
• наличие организаторских способностей
• вежливость
• терпеливость
• презентабельная внешность

• Контроль поступления товаров, и их отслеживание по всем этапам исполнения;
• Осуществление закупок по имеющейся базе поставщиков;
• ведение прайс-листа;
• Работа с поставщиками, организация и контроль за возвратом товарно - сопроводительной документации, документов качества, постоянное взаимодействие по всем возникающим вопросам.
• взаимодействие с другими подразделениями организации (отдел продаж, склад, бухгалтерия, тендерный отдел, водители)
• Способность к оперативной работы- внутренний чат компании, почта, звонки, общение в офисе.
• заказ транспорта для доставки товара в ТК,
• Поддержание в актуальном состоянии данных в CRM Битрикс24 (научим)
• выполнение разных поручений руководства.
• подготовка необходимых отчетов, связанных с деятельностью.

Предоставление услуг в области права.
Юридические услуги, сопровождение бизнеса.

Условия

• Работа в приемной руководителя;
• 5 минут пешком от м. Октябрьское поле
• испытательный срок 3 мес;
• график работы 5/2, 4/3, пт, суб, вс. - выходные; гибкий - по договоренности/необходимости
• режим работы 10:00 до 19:00/20:00, гибкий

Требования

• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание основ делового этикета, делового общения;
• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года;
• Уверенный пользователь ПК, навыки быстрой печати на компьютере;
• Ответственность, коммуникабельность, исполнительность, корректность активность стрессоустойчивость;
• Знание офисной техники;
• Опыт работы с мини АТС;
• Резюме рассматриваются только с фото;
• НАЛИЧИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПРИВЕТСТВУЕТСЯ.

Обязанности

• Приём и переадресация входящих телефонных звонков (мини АТС);
• Принятие и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Оформление и ведение реестра внутренней документации, делопроизводство (деловая переписка, составление распоряжений);
• Ведение календаря рабочего дня Генерального директора, организация и координация встреч;
• Выполнение текущих распоряжений и контроль исполнения поручений руководителя;
• Подготовка документов и материалов по запросу руководителя;
• Ведение журнала встреч и командировок руководителя;
• Работа с курьерскими службами;
• Заказ авиа, ж/д билетов;
• Заказ канцелярии, воды и другой необходимой продукции по запросу руководителей отделов;
• Подготовка заседаний, совещаний и других встреч, встреча посетителей;
• Работа на компьютере (MC Office, интернет, эл.почта;
• Работа с орг.техникой (сканер, принтер, факс);
• Чай, кофе для руководителя и посетителей.

МТС — это мультисервисная цифровая экосистема. Мы создаем и развиваем сервисы в сфере мобильной связи, больших данных, искусственного интеллекта, облачного хранения, медиа и финансов – все они делают жизнь людей проще и интереснее.

МГТС — основной телекоммуникационный партнер Города Москвы и часть экосистемы МТС. Проектируем, строим и эксплуатируем передовую телекоммуникационную инфраструктуру, развиваем и внедряем сети нового поколения, реализуем комплексные решения для Умного города.

Чем предстоит заниматься:

• организовать работу на ресепшен на уровне компании лидера телекома
• обеспечивать оперативную регистрацию входящей документации
• встречать гостей компании, помогать сориентироваться в нашем современном офисе
• отвечать на звонки; осуществлять справочную поддержку

Что нужно для работы:

• опыт работы в офисных программах (уверенный пользователь)
• внимание к деталям
• коммуникабельность, навыки делового общения
• открытость и отзывчивость
• любовь к людям и желание им помогать
• знание систем электронного документооборота (приветствуются)

Что мы предлагаем:

• официальное оформление по ТК
• формат работы: 5/2 офис 8.30-17.30, пт до 16.15
• премии по итогам отчетного периода

• ДМС после 1 недели работы, включая стоматологию, а еще оплачиваем 50% стоимости полиса ДМС для родственников

• страхование от несчастных случаев с 1 месяца работы; материальную помощь в сложных жизненных ситуациях

• прием врачей общей практики, массаж, спорт в офисе; консультацию психологов и программу поддержки сотрудников

• компенсацию расходов на выбор: спорт, ипотека, питание или что-то другое; специальные предложения от партнеров и скидки от продуктов экосистемы МТС

• мобильную связь за счет компании и льготные тарифы для близких

• подписку на онлайн-кинотеатр KION, сервис МТС Музыка, книжный сервис Строки от МТС, безлимитные мессенджеры и соцсети

• собственный корпоративный университет, онлайн-библиотека и оплачиваемое внешнее обучение для карьерного развития

# администратор # документооборот #

• Прием входящих звонков, переключение связи по приемно-переговорным устройствам на соответствующего работника;
• Прием и передача в структурные подразделения информации по приемно-переговорным устройствам;
• Прием и передача факсимильных и электронных сообщений;
• Осуществление доставки до отделения связи почтовых отправлений;
• Контроль возврата почтовых уведомлений о доставке корреспонденции;
• Поддержание в актуальном состоянии телефонного справочника (факсы, электронные адреса);
• Выполнение поручений, указаний и заданий заместителя Управляющего делами, Управляющего делами и Члена Правления – заместителя Председателя Правления, курирующего Управление делами.

- Прием и распределение звонков;

- Предоставление ректору документов на визирование и подпись;

- Распределение поручений руководства;

- Контроль за соблюдением сроков поставленных задач;

- Организационно-хозяйственные вопросы (заказ канцтоваров, оформление пропусков);

- Встреча гостей (чай/кофе);

- Выполнение отдельных поручений руководства;

- Протоколирование совещаний, проводимых руководителем.