Делопроизводитель вакансии Москва

Документооборот, в том числе, электронный

Отслеживание счетов по таблице контрагентов-поставщиков

Организация отправки поздравлений партнерам в праздники и дни рождения

Решение оперативных вопросов

- Пропускной режим, встреча гостей

- Взаимодействие со службами тех.поддержки

- Заказ визиток

- Взаимодействие с арендодателями по хозяйственным вопросам

- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ хоз. и канц. товаров, воды.

- Поддержка порядка в офисе, в т.ч. взаимодействие со службой уборки

- Рассылка информационных писем сотрудникам

Прием, обработка, регистрация, распределение входящей корреспонденции. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции. Ведение журналов. Работа с электронными почтами, работа в программе  электронный  документооборот (ЭДО). Разработка и регистрация приказов по основной деятельности. Свод номенклатуры дел по подразделениям. Регистрация локальных нормативных актов.  Ведение протоколов совещания.

В связи с расширением компании требуется помощник руководителя проекта с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Условия:

• Белая заработная плата
• График работы 5/2
• Отпуск 28 календарных дней.
• Оформление по ТК РФ.
• Офис в 2 мин от метро Семеновская

Обязанности:

• Ведение протоколов, ведение реестра писем и документов
• Организация совещаний, оповещение всех участников через облачный календарь
• Ведение ERP компании (обучение в компании).
• Общение с Заказчиком, подрядчиками, субподрядчиками
• Работа с поставщиками (участие в тендерной процедуре через КП)
• Навыки работы с различными компьютерными программами. Уверенный пользователь MS Office
• Согласование и актуализация графика производства работ со всеми участниками процесса.
• Контролировать сбор и обрабатывать поступающие фактические данные. Контроль численности, выработки, проводить анализ план - факта. Выявлять основные причины отставания от целевых сроков.
• Формирование отчетности по объектам строительства.

Требования:

• Грамотная письменная и устная речь.
• Аналитический склад ума;
• Умение организовать время и работу команды;
• Знание нормативной документации и регламентов (ГОСТы, СанПиН, СНИП, ФЗ);
• Внимательность к деталям, самопроверка;
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Для работы в компании генерального подрядчика требуется сотрудник.
• Важно наличие профильного строительного образования.
• Ценим желание развиваться в строительной профессии, получать новые знания и применять их в работе.

 Принимать все поступающие в РСП Учреждения пакеты, учитывать их по книге учета пакетов, вскрывать почту

 Регистрировать по журналам учета Учреждения входящие, исходящие, внутренние, отпечатанные документы, приказы, директивы, руководства, положения, инструкции, учебные пособия, программы, планы, техническую документацию, акты на уничтожение документов, поступившие в адрес или разработанные в Учреждении.

Работа в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

• График работы - полный рабочий день 8 часов.
• График плавающий 5/2 - определяете Вы!
• Дружный коллектив и комфортные условия труда.
• Курсы повышения квалификации.
• Уютный офис недалеко от метро Тульская.
• Льготы и бонусы для сотрудников компании.
• Индексация заработной платы.
• Оплата 2 раза в месяц
  
• Испытательный срок 1 месяц
• Обучение и наставничество
  

• Навыки работы с деловой документацией и организация бизнес-процессов.
• Отличное знание офисных программ (MS Office, Google Docs).
• Ответственность, исполнительность, аккуратность.
• Готовность к работе с большим объемом информации не допуская ошибок.

• Оформление документов, контроль исполнения поручений.
• Подготовка отчетов, организация и архивирование документации.
• Планирование рабочего времени, контроль исполнения задач.
• Обеспечение порядка в офисе.
• Проставление остатков.
• Ведение учета прихода и продажи товаров.
• Формирование заказов.

Прием и распределение входящих звонков.

Делопроизводство, документооборот. Выполнение поручений руководителя. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации в системе 1-С Документооборот. Подготовка и оформление деловой корреспонденции и внутренней документации (приказы, распоряжения, протоколы). Административная и информационная поддержка руководителя. Знание и умение применять ГОСТы по документообороту. Уверенное пользование ПК (Word? Excel, документы формата .pdf, электронная почта, в т.ч. облачное хранилище). Работа с внутренней курьерской службой и Почтой России. Приветствуется знание 1С, Мосэдо, Торсэд и др.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:

• Организация документооборота подразделения
• Работа с входящей и исходящей документацией
• Распределение поступающей на рассмотрение руководства корреспонденции, делегирование исполнителям для дальнейшей работы и подготовки ответов
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителю подразделения
• Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение
• Планирование, оперативная корректировки графика руководителей, планирование переговоров, подготовка презентаций

НАШИ ПОЖЕЛАНИЯ К СОИСКАТЕЛЮ:

• Высшее образование
• Опыт работы от 1 года в сфере делопроизводства либо в качестве ассистента подразделения, бизнес-ассистента руководителя
• Отличное знание офисных программ: MS Office (Word, Excel, Power Point)
• Навыки деловой переписки: грамотная устная и письменная речь
• Знание стандартов ведения делопроизводства, составления документов
• Опыт работы в системе электронного документооборота (СЭД), контроль исполнения поручений
• Предпочтительные личностные характеристики: внимательность, скрупулезность, способность обрабатывать большие объемы информации, умение выделять главное

• Ведение внутреннего документооборота;
• Согласование договоров в 1C;
• Оформление, приём и оплата счетов;
• Работа с финансовыми документами от поставщиков: создание PO, обработка финансовых документов от поставщиков;
• Регистрация входящей/исходящей документации;
• Взаимодействие с курьерскими службами;
• Регистрация поступивших документов в электронном журнале;
• Ведение архива документов;
• Прием и распределение входящих звонков;
• Обработка заявок от сотрудников компании во внутренней системе;
• Рассылка электронных информационных сообщений по Центральному офису;
• Заказ гостевых пропусков.

• Ведение электронного документооборота (регистрация, контроль исполнения);
• Организация работы по учету, хранению документов для служебного пользования;
• Ведение делопроизводства управления (номенклатура дел, архив);
• Ведение табеля учета рабочего времени;
• Подготовка служебных и докладных записок, писем. 

Ведение и систематизация документооборота на бумажных носителях и в электронном виде; подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации на подпись руководителю; подписание кадровых документов с сотрудниками организации; консультирование работников организации; ведение таблиц и журналов регистрации кадровых документов; сбор и систематизация заявлений от сотрудников организации; работа с внутренней системой организации и 1С 8.3; формирование по запросу сотрудников сопроводительных писем, справок, др.документов; ведение учета рабочего времени работников отдела; ведение личных дел (подшив документов); оформление листков нетрудоспособности (подсчет трудового стажа).