Прием, предварительное рассмотрение, определение корреспонденции, направляемой в приемную для анализа и принятия решения.
Прием электронных писем, телефонограмм, факсограмм, ведение их учета и контроля за их исполнением.
Обеспечение деятельности приемной:
1) организация приема посетителей главой города Лермонтова (кроме личного приема), управляющим делами, первого заместителя главы администрации города Лермонтова;
2) ведение (прием, заказ, вызов, учет) телефонных переговоров;
3) оформление заявок на транспорт.
Организация проведения и протоколирование рабочих совещаний у главы города Лермонтова и управляющего делами администрации города.
Организация проведения аппаратного совещания администрации города Лермонтова.
Организация проведения Дня руководителя в администрации города Лермонтова.
Информационно-справочное обслуживание отраслевых (функциональных) и структурных подразделений администрации города Лермонтова, предприятий и учреждений города, а также граждан по вопросам рассмотрения документов главой города Лермонтова.
Оперативно-организационное обслуживание руководства органов местного самоуправления.
Уборка складского помещения.
Осуществляет взаимодействие с целью корректного отражения хозяйственной операции в системе учета Общества с ответственными структурными подразделениями;
Осуществляет формирование (заполнение, оформление) первичных документов в соответствии с заказом клиента, подписанного договора/спецификации и представленной клиентом доверенности на получение материальных ценностей;
Осуществляет проверку на соответствие заказа в системе учета Общества с договором/спецификацией/приложением с клиентом;
Запрещает отгрузку без наличия подписанных договоров/спецификаций, приложений и доверенностей на получение материальных ценностей;
При формировании первичных документов проверяет оплату от клиентов и сверяет остаток по заказу клиента;
Оформляет распоряжения на погрузку в соответствии с заявленным заказом/договором/спецификацией клиента и графика отгрузки;
Осуществляет проверку первичной документации в плане соблюдения формы, правильности содержания, реквизитов;
Сообщает ответственным лицам в т.ч. непосредственного руководителя в случае некорректного отражения реквизитов и необходимости внесение изменений для корректного формирования первичных документов;
Осуществляет отпуск представителей клиентов (водители, экспедиторы или иные ответственные лица за прием груза) при условии загрузки в соответствии с заявленным в графике отгрузок Общества и требований;
Осуществляет полную подготовку пакета необходимой первичной документации для клиента и требований Общества;
Осуществляет контроль за отправкой оригиналов первичных документов клиентам Общества;
Ежедневно организовывает сбор полного комплекта документов (УПД, транспортная накладная, доверенность на получение материальных ценностей, сертификат качества и иных требуемых документов) осуществлять сканирование первичных документов по отгруженным партиям и выгружать их в архив для дальнейшей отправки клиентам Обществ ответственными лицами;
В течении каждого месяца ежедневно передает 1 экземпляр транспортной накладной и 1 экземпляр сертификата качества или иные требуемые документы специалисту по таможне для дальнейшего формирования пакета документов в таможенный орган;
Осуществляет в конце каждого месяца проверку и упорядочение первичных учетных документов какого-либо отчетного периода согласно учетной политике Общества;
Формирует копии первичных документов, для клиентов в том числе в ситуации их изъятия уполномоченными органами, согласно положениям законов РФ;
По требованию непосредственного руководителя организовывает отправку корреспонденции или иных документов;
Осуществляет поддержку и консультацию отдела бухгалтерии по сдаче отчетности;
По требованию непосредственного руководителя предоставляет отчет (формат, согласованный Непосредственным руководителем) о проделанной работе.
Осуществляет контроль за сохранностью первичной документации и за организацией отправки в соответствующие службы;
Список профессий