Секретарь вакансии Кушва

                   1. Принимает     поступающую    на    рассмотрение    руководителя  корреспонденцию, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением   в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

          2. Ведет   делопроизводство,   выполняет   различные   операции  с применением компьютерной техники,  предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

         3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю.

        4. Подготавливает  документы  и материалы,  необходимые для работы руководителя.

       5. Организует   проведение  телефонных  переговоров  руководителя, записывает в его  отсутствие  полученную  информацию  и  доводит  до  его сведения ее    содержание,      а также телефонограммы, своевременно   доводит   до   его   сведения  информацию, полученную по каналам связи.

          6. По  поручению руководителя составляет письма,  запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем.

    7. Осуществляет  контроль  за исполнением работниками изданных приказов  и  распоряжений,  а  также   за   соблюдением   сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

        8. Обеспечивает    рабочее    место   руководителя   необходимыми

средствами организационной   техники,   канцелярскими   принадлежностями,

создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

       9. Печатает  по  указанию   руководителя   служебные   материалы,

необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

             10. Ведет контроль за распечатыванием документов с электронного почтового ящика колледжа и отдает на рассмотрение директору колледжа.

• Вести делопроизводство, в том числе в электронном виде;
• Готовить проекты приказов по контингенту и основной деятельности техникума;
• Вести личные дела обучающихся, поименную книгу, базу данных;
• Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив по окончанию обучения;
• Оформлять и выдавать (по требованию) академические справки (справки об обучении), дубликаты документов об образовании и (или) о квалификации по обращению;
• Вносить данные в региональную информационную систему «ПК ИСУФ» НПО «Сапфир» (показатели выполнения государственного задания);
• Составлять и вносить данные в списки выпускников в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО);
• Проводить работу по воинскому учёту обучающихся, подлежащих призыву на военную службу, взаимодействовать с военными комиссариатами по вопросам призыва;
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники в программах, предназначенных для сбора, обработки и представления информации в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
• Составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы на обращения по поручению директора (его заместителей);
• Соблюдать Кодекс этики служебного поведения работников техникума;
• Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка техникума;
• Выполнять правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Ведение делопроизводства учебной и отчетной документации, прием и обработка поступающей в учебную часть корреспонденции (приказы, заявления, письма), подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, учет часов учебной работы сотрудников учреждения, учет посещаемости обучающихся,  оформление, ведение и сдача в архив личных дел обучающихся. Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенных для сбора, обработки  информации.

• Регистрация входящей и подготовка исходящей корреспонденции, в т.ч. пеший поход в почтовое отделение, а также, передача документов в ведомственные учреждения , предоставляется водитель на служебном автомобиле;
• Контроль электронных входящих писем и отправка исходящих по электронным адресам;
• Распределение документации внутри организации (между коллегами);
• Входящие и исходящие звонки внутри организации, внешним абонентам (граждане, компании и т.п.);
• Архивное хранение корреспонденции, распоряжений и иной документации, порядок в архиве;
• Вывеска объявлений на рабочих стендах, своевременное уведомление коллег о мероприятиях (объявление о собраниях, днях рождений коллег, иных распоряжений директора и т.п.);
• Заказ воды в приёмную директора, контроль чая/кофе, угощений, чистой посуды;
• Копирование документов, заверение печатью;
• Ведение и хранение трудовых книжек и журнала учета;
• Выдача копий трудовых книжек/ СТД-Р, справок с места работы и иных справок;
• Оформление и контроль вакансий на сайтах по поиску сотрудников;
• Ознакомление сотрудников под роспись с кадровыми документами.

1.    Планирование рабочего дня руководителя.

2.    Организация работы приёмной, выполнение служебных поручений руководства.

3.    Ведение электронного и бумажного документооборота -регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестра, отправка и получение писем.

4.    Поддержание порядка и обеспечение жизнедеятельности приемной (закупка канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники…).

5.    Взаимодействие со всеми отделами компании.

6.    Информационно-аналитическая поддержка руководителя, оперативное решение вопросов.

7.    Подготовка и организация деловых поездок (покупка билетов, бронь отеля);

8.    Выполнение личных поручений руководителя.

1.Оформляет личные дела поступивших на обучение и протоколы приемной комиссии колледжа.

2.Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу студентов, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий студентами (формы № 2, № 3).

3.Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента студентов.

4.Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

5.Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел студентов в архив.

6.Ведет книгу учета выбывших и прибывших студентов.

7.Ежемесячно представляет в бухгалтерию сведения о часах, выданных штатными преподавателями и совместителями.

8.Представляет в бухгалтерию сведения о часах, выданных всеми преподавателями за учебный год.

9.Представляет в бухгалтерию табели учета рабочего времени преподавателей (ежемесячно).

10.Представляет в бухгалтерию отчет по контингенту (ежеквартально).

11.Составляет отчеты по форме СПО-1, СПО-2.

12.Готовит документацию к промежуточной и итоговой аттестации.

13.Ведет сводные ведомости по группам.

14.Выдает и принимает обходные листы.

15.Выдает документы выпускникам.

16.Готовит протоколы стипендиальной комиссии.

17.Ведет учет академических справок и регистрирует их в специальном журнале.

18.Заполняет и выдает зачетные книжки и билеты студентов.

19.Подготавливает акты для списания дипломов, академических справок, похвальных листов.

20.Выдает и хранит необходимые для работы бланки.

21.Составляет сводные ведомости успеваемости на студентов, оканчивающих колледж, для предоставления в ГАК.

22.Заполняет дипломы и выписки для дипломов.

23.Ведет книгу выдачи дипломов.

24.Готовит проекты приказов по учебной части (по зачислению, отчислению, академическим отпускам, уходу в РА и др.).

25.Готовит и выдает справки студентам.

26.Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой колледжа.

• организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.

Пpием звонкoв, кoнтpoль электpоннoй пoчты, сoставление писeм, запoлнeние договорoв, взaимoдeйствие c контpaгентами компaнии, выпoлнeние поручений руководителя.

Составление отчетности, написание писем, сопровождение руководителя, участие в мероприятиях.

Работа с входящими и исходящими документацией, оформление и увольнения  сотрудников, заказ канцилярии,  воды.