Секретарь вакансии Свердловская область

• прием и распределение входящих звонков;
• ведение документооборота, регистрация приказов;
• прием и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• работа с офисной техникой;
• организация работы руководителя.

Что вам предстоит делать:

·         извещение участников процесса, свидетелей о времени и месте судебного разбирательства;

·         проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание;

·         ведение протоколов судебных заседаний;

·         оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях;

·         подготовка запросов​

• Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. 
• Приём и обработка корреспонденции. Её нужно передавать в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 
• Ведение делопроизводства. Для этого секретарь применяет компьютерную технику, которая помогает собирать, обрабатывать и представлять информацию при подготовке и принятии решений. 
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. 
• Подготовка документов и материалов для работы руководителя. 
• Слежение за своевременным рассмотрением и представлением документов, которые поступили на исполнение. Также секретарь проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, и обеспечивает их качественное редактирование. 
• Организация телефонных переговоров руководителя. В его отсутствие секретарь записывает полученную информацию и доводит до сведения руководителя. 
• По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем. 
• Подготовка заседаний и совещаний. Секретарь собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведёт и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 
• Контроль за исполнением работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль. 
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями. 
• Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. 
• Копирование документов на копировальном аппарате.

* Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее учет и системотизация.

* Организация рабочего времени.

* выполнение поручений и распоряжений руководителя.

* ведение протоколов рабочих встреч, совещаний и т.д.

* Обеспечение деятельности сотрудников офиса.

согласно должностной инструкции секретаря

• Вeдeние календаря руководителя
• Составление договор, документов, писем
• Отправка документации
• Выполнение поручений руководителя
• Закупка канцелярских товаров в офис
• Печать документов

• оказывать помощь руководителю филиала в планировании рабочего времени;
• осуществлять планирование рабочего дня секретаря;
• организовывать командировки  руководителя;
• организовывать работу с посетителями в приемной руководителя;
• осуществлять подготовку, проведение и обслуживание конферентных мероприятий;
• организовывать исполнение решений, осуществлять контроль исполнения поручений руководителя;
• организовывать и поддерживать функциональность рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• разрабатывать локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
• составлять и оформлять управленческую документацию;
• организовывать работу с документами в приемной руководителя;
• организовывать хранения документов в приемной руководителя;
• обеспечивать руководителя информацией;
• организовывать информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• готовить необходимые документы по запросу бухгалтерии, отдела кадров, иных подразделений

 отслеживание и составление  писем; выполнение распоряжений директора; составление приказов, документов; регистрация документации и корреспонденции и т.д. 

Выполнять технические функции  по  обеспечению  и  обслуживанию работы руководителя филиала.

      3.2. Получать необходимые заведующему филиалом сведения от руководителей структурных подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

      3.3. Организовывать телефонные переговоры ,  принимать и передавать факсимильные сообщения, сообщения электронной почты (приём и отправка), телефонограммы, записывать и регистрировать  принятые сообщения и доводить до сведения заведующего филиалом их содержание.

      3.4. Осуществлять  работу  по  подготовке  заседаний  и   совещаний, проводимых   заведующим филиалом   (сбор   необходимых  материалов,  оповещение участников о времени,  месте,  повестке дня заседания  или  совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

      3.8. Следить    за    сроками   выполнения   работниками   поручений директора, взятых на контроль.

      3.9. Принимать документы на подпись директору.

      3.10. Организовывать прием посетителей,  содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

      3.11. Формировать дела в соответствии с утвержденной  номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

      3.12. Готовить документы для тиражирования на множительной  технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.