Обязанности:
Требования:
Условия:
Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.
Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до руководителя учреждения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Обеспечивать рабочее место руководителя учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Работа с документами
Регистрация документов, учет документов
Составление писем, запросов и других документов по заявлению руководителя
Выполнение служебных поручений руководителя
Осуществлять прием и распределение телефонных звонков (факсов), организацию телефонных переговоров Директора Краснодарского филиала.
Организовывать работу с посетителями: осуществлять прием, учет и встречу посетителей, содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
Организовывать исполнение решений, осуществлять контроль исполнения поручений Директора Краснодарского филиала, распорядительных документов Общества, Филиала и Компании (в т.ч. в Системе электронного документооборота).
Составлять и оформлять управленческую документацию, отчетность и готовить проекты деловых писем, служебных записок.
Организовывать работу с документами в приемной Директора Краснодарского филиала:
- обеспечивать внутреннее делопроизводство, в т. ч. официального почтового ящика;
- разрабатывать номенклатуры дел блока Директора Краснодарского филиала;
- осуществлять прием, регистрацию и учет входящих и исходящих документов (в соответствии с установленным в Филиале порядке);
- предоставлять поступающие документы на рассмотрение Директора Краснодарского филиала;
осуществлять проверку правильности оформления и комплектности документов, поступающих на подпись Директору Краснодарского филиала;
- готовить сводки для Директора Краснодарского филиала об исполненных и находящихся на исполнении поручениях/документах;
- организовывать и осуществлять текущее хранение документов;
- организовывать и проводить работы (в т.ч. наносить/заверять документы) с печатями и штампами Филиала (в т.ч. организовывать изготовление печатей/штампов), осуществлять учет используемых печатей и штампов;
- осуществлять справочно-информационную работу по вопросам исполнения и прохождения документов;
- выполнять печатные и копировальные работы.
В обязанности секретаря входит:Приём документов на подпись руководителя организацииПриём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцииВедение делопроизводства
Обработка документов студентов колледжа, делопроизводство учебной части колледжа
Регистрация, рассылка, учет входящей и исходящей корреспонденции (в т.ч. поступающей и отправляемой по СЭДО
Осуществление работы оп приеме, регистрации и учету обращений граждан
Архивное делопроизводство
Контроль за исполнением распоряжений руководства
Контроль исполнения планов работ и планов основных мероприятий
Участие в работе комиссий при руководстве, оформление результатов работы
Участие в совещаниях при руководстве
Составление номенклатуры дел
Участие в проектах по разработке локальных нормативных документов
Список профессий