Секретарь вакансии Ковдор

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно- распорядительной деятельности руководителя Учреждения. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. . Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе

Работа с документами (подготовка, обработка и архивирование). Управление информационными системами и базами данных. Составление и редактирование текстов (электронные письма, отчеты, внутренние документы). Общение с клиентами и партнерами по телефону и электронной почте. Помощь в организации рабочих процессов и выполнении административных задач. Обеспечивать конфиденциальность и точность информации.

Полный цикл документооборота: Прием, обработка, отправка и учет корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), включая контроль качества, сроков исполнения и сохранность документов. Работа в 1С: Электронный документооборот и Партионная Почта . Административная поддержка руководителя: Организация рабочего места, обеспечение канцелярскими принадлежностями, подготовка к совещаниям (сбор материалов, оповещение участников). Деловая коммуникация: Оперативная связь со сторонними организациями и гражданами, прием посетителей. Кадровое делопроизводство: Ведение табеля учета рабочего времени и протокола премирования. Информационная поддержка: Ознакомление руководителей с приказами и локальными нормативными актами. Выполнение поручений руководителя: Исполнение распоряжений в рамках должностных обязанностей.

Осуществление делопроизводства по учебно-производственной работе.

Работа в автоматизированных информационных системах

Принимает поступающую в учебную часть корреспонденцию, передаёт её в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.

Ведёт делопроизводство,в пределах своей компетенции,  в том числе в электронной форме.

Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.

Формирует  личные дела принятых на обучение, вносит в них изменения.

Ведёт учёт личного состава обучающихся, выдаёт необходимые справки, ученические билеты.