Секретарь вакансии Колпино

Команда Регионального сервисного центра Северо-Западного банка в поиске Секретаря Обязанности организация и поддержание жизнедеятельности офиса: обработка поступающей корреспонденции, входящих/исходящих телефонных звонков, чай/кофе; администрирование совещаний/переговоров, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, визуализация данных, подготовка презентаций, регистрация и оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); ведение деловой переписки, работа в системе внутреннего электронного документооборота компании; планирование календаря руководителя, организация встреч/телефонных переговоров; travel-поддержка руководителя при подготовке и во время командировок: (взаимодействие с внутренними подразделениями при бронировании билетов/гостиниц, организации трансфера); выполнение личных поручений руководителя. Требования высшее образование; опыт работы от 1 года в аналогичной должности в крупной компании со сложной структурой; знание основ делопроизводства и тайм-менеджмента; знание делового этикета и стандартов деловой переписки; грамотная письменная и устная речь; опытный пользователь ПК (MS Office: Word,Exсel, Power Point); способность работать в режиме многозадачности и высокого информационного потока; исполнительность, внимательность, коммуникабельность, ответственность, активная жизненная позиция Условия Реальная возможность профессионального и карьерного роста в команде увлеченных профессионалов и экспертов Льготные условия кредитования Гибкий дисконт по ипотечному кредиту, равный 1/3 ключевой ставки ЦБ ДМС с первого дня и льготное страхование для близких Бесплатная подписка СберПрайм+, скидки на продукты компаний-партнеров Корпоративная пенсионная программа Обучение за счет компании: онлайн курсы в Виртуальной школе Сбера, возможность получить новую квалификацию Белая зарплата: оклад и премии Трудоустройство согласно трудовому кодексу Офис: Санкт-Петербург, Красного Текстильщика, 2

Обязанности: Ведение делопроизводства, работа с корреспонденцией, почтой; Прием и распределение входящих звонков; Обеспечение жизнедеятельности офиса; Административная поддержка руководителя (организация встреч, совещаний, ведение рабочего расписания, организация деловых поездок); Информационная поддержка руководителя и сотрудников компании. Ожидаем от Вас: Высшее образование; Приветствуется опыт работы в аналогичной должности; Уверенный пользователь ПК; Хорошие коммуникативные навыки, доброжелательность, внимательность, ответственность. Условия и преимущества: Полная занятость 5/2, 9.30 - 18.00 часов, по пт до 17.00 часов; Оформление в штат согласно ТК РФ с первого рабочего дня (полностью официальный доход); Работа в комфортном офисе в 3-х минутах ходьбы от м. Московская; Социальный пакет ДМС; Возможности для профессионального роста и развития; Работа в стабильной компании с высоким уровнем доверия и надежности. О компании: РЕСО-Гарантия – универсальная страховая компания, созданная в 1991 году. Мы предоставляем широкий спектр услуг по страхованию физических и юридических лиц. Наша компания имеет более 1400 филиалов по всей России и обслуживает около 11 млн клиентов. Мы гордимся нашими достижениями и стремимся к постоянному развитию и улучшению наших услуг.

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы непосредственного руководителя, с применением средств вычислительной техники, оргтехники (сканер, ксерокс) и офисного программного обеспечения или ввод текущей информации в банк данных; согласование с непосредственным руководителем времени планируемых действий

Приём поступающей корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов. Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Ведение табеля учета рабочего времени работников администрации . Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, и проверка правильности их оформления. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

Обязанности: Предоставление документов на подпись руководителю. Проверка оформления и правописания; Контроль над исполнением поручений руководителя; Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов; Организация переговоров, в том числе по телефону; Прием корреспонденции; Прием посетителей; Организация командировок; Составление плана рабочего дня; Организация питания руководителя; Исполнение личных поручений. Требования: Опыт работы секретарем от 2 лет; Высшее образование; Грамотность, аккуратность; Тактичность, грамотная речь и умение вести переговоры; Уверенный пользователь ПК, MS Office, систем электронного документооборота. Условия: Трудоустройство в соответствии с ТК РФ; Коллективный договор, Профсоюз, ДМС; Место работы - г. Санкт-Петербург ул. Стартовая, 6Д, весной переезд на Черниговскую 8.

Прием и распределение входящих звонков. Выполнение поручений руководителя. Отслеживание и рассортировка входящих писем поступающих на электронную почту организации. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации. Прием гостей и посетителей. Работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов). Обеспечение функционирования офиса (заказ хоз. товаров, расходных материалов для принтеров), поддержание порядка в помещении. Отправление писем почтой РФ, иногда доставка корреспонденции до адреса. Чай/кофе, Онлайн покупки​​​​​​​​​​​​​​.Офис 20 человек.

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности директора Приём поступающей корреспонденции и передача её конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов Приём документов и личных заявлений на подпись директора Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации директору, организация проведения телефонных переговоров директора Составление писем, запросов и других документов по поручению директора Обеспечение ведения и сохранности приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам) Подготовка справок работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся Ведение алфавитных книг движения учащихся, входящей и исходящей документации, движения трудовых книжек, книги приказов Оформление документов при приёме на работу и увольнении с неё Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) Контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль Обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе директора Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив Выполнение отдельных служебных поручений директора .

Организация рабочего времени руководителя и планирование встреч. Прием и распределение входящих звонков. Регистрация входящей и исходящей документации. Обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами. Обеспечение работы офисной техники. Ведение деловой переписки и подготовка отчетов.

Приём документов на подпись руководителя организации Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции Ведение делопроизводства Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой

Прием и регистрация входящих писем (факсимильных, по электронной почте, в 1С); Получение, отправка писем, приказов, различных документов, их регистрация; Раскладка документов; Ознакомление ответственных с приказами в 1С; Взаимодействие со структурными подразделениями предприятия (передача/прием документов); Написание служебных записок, подготовка распоряжений; Ведение и контроль заполнения журналов; Выполнение дополнительных поручений руководителя.