Секретарь вакансии Колпино

Работа с документами, приказами и личными делами воспитанников ДОУ.

Ведение журналов и заполнение отчестностей.

Телефонные звонки, электронная почта, письма, отправка писем (почта России), канцелярские товары, картриджи, оформление пропусков, приказы, сканирование документов, поручения руководителя

• прием и обработка входящих звонков;
• обработка и распределение входящих писем по электронной почте;
• прием и ведение работы с обращениями граждан;
• подготовка писем к отправке, получение и отправка почтовой корреспонденции;
• обеспечение регистрации и хранения входящей и исходящей документации;
• работа с оргтехникой.

• знание офисных программ, умение работать с оргтехникой;
• знание основ делопроизводства и оформления документооборота;
• ответственность, исполнительность; 
• коммуникабельность, не конфликтность, доброжелательность.

• оформление по ТК РФ, полный соц. пакет
• график работы 5/2 с 9.00 до 18.00, птн. до 17.00, с перерывом на обед
• своевременные выплаты зарплаты на банковскую карту
• оплачиваемый отпуск, больничные  

• Организация и ведение документооборота. Соблюдение порядка в ведении документации.
• Подготовка отчетов и презентаций (Отчеты по командировкам, авансовые отчеты, отчетов по топливу, ЗСД, сведение рабочих таблиц)
• Работа в 1С
• Подготовка заседаний, совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня, их регистрация)
• Организация поездок первых лиц компании
• Организация и поддержание комфортной рабочей атмосферы в приемной
• Обеспечение офиса канцелярией, водой,кофе и т.д.
• Организация приема посетителей в комнатах для переговоров, сервировка чая, кофе, воды
• Работа с арендаторами
• Работа с почтой России, экспресс-доставкой и курьерами

- отправка писем почтой России

Организация делопроизводства по движению контингента обучающихся, личных дел обучающихся, студенческих билетов и т.д.

Выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

Участие в организации промежуточной и государственных итоговой аттестации.

Ведение книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитной книги обучающихся.

Подготовка и выдача справок, в том числе архивных, о периодах обучения

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Копирует документы на персональном ксероксе.

• 5-дневная рабочая неделя
• Гарантии и компенсации по Трудовому кодексу РФ
• Место работы: Новоселов 45