Секретарь вакансии Колпино

Прием звонков; Документооборот; Делопроизводство; Работа с офисными программами; Работа с оргтехникой; Входящая, исходящая корреспонденция; Прием и отправка писем по электронной почте, почте России, курьерской службой; Снабжение организации канцтоварами, хозяйственными принадлежностями, организация заправки картриджей, доставки воды; Выполнение распоряжений генерального директора и бухгалтера. Оформление пропусков, встреча гостей и деловых партнеров. Заказ билетов.

• Работа в СЭД (входящие и исходящие документы);
• Оформление командировок;
• Заказ авиа-и ж/д билетов;
• Отправка экспресс почты;
• Уверенная работа с оргтехникой, работа с мини АТС;
• Выполнение поручений руководителя;
• Поддержание жизнедеятельности офиса.

организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя, контроль за исполнением поручений руководителя

Выполнение поручений руководителя. 

• Прием и распределение входящих звонков
• Работа с обращениями жителей по вопросам ЖКХ
• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией
• Подготовка письменных ответов на обращения граждан
• Документооборот

• Прием всей поступающей в образовательное учреждение корреспонденции;
• Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента воспитанников;
• Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента воспитанников;
• Оформление личных дел детей, принятых в дошкольное образовательное учреждение;
• Ведение необходимых журналов и документации;
• Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений;
• Составление различных писем, запросов и других документов по поручению заведующего образовательным учреждением;
• Ведение контроля изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений заведующего образовательным учреждением, взятых на контроль.

Обязанности:

• ведение документооборота  
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обработка входящих звонков
• подготовка ответов на письма, заявления, жалобы жителей и пр. 
• работа с порталом "Наш Санкт-Петербург"
• обеспечение жизнедеятельности офиса

• обработка входящих звонков в приемную;
• встреча гостей, приготовление кофе/чая;
• передача на рассмотрение/подпись документов руководству;
• информирование сотрудников о подписанных документах;
• организация и поддержание порядка в течение дня в кабинете генерального директора и приёмной;
• формирование заказа (канцтовары, кофе/ чай и пр.) в кабинет директора и приемную;
• взаимодействие со специалистом по обслуживанию аквариума, кормление рыбок;
• полив цветов.

Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени.

Организовывает телефонные переговоры руководителя.

Согласовывает  телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

Информирует  руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Принимает  и передает  документы  посетителей руководству и сотрудникам Учреждения.

Ведет  протокол мероприятия.

Подготавливает  документы  для рассмотрения руководителем.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.