Секретарь вакансии Калуга

- ведение учета, проверка, регистрация и распределение входящей и исходящей документации, ведение картотеки документов, контроль их исполнения, выдача справок по необходимым документам, отправка исполненной документации по адресатам;

- ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

- отправление документации посредством факса, электронной почты, СЭД, почтовыми отправлениями и др.);

- составление ведомостией, таблиц, сводок, ежемесячных отчетов;

- осуществлять копирование и оперативное размножение документов по поручениям руководителя;

- прием звонков и др.

•прием и первичная обработка входящих документов;

               •предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

           •обработка и отправка исходящих документов;

           •контроль исполнения документов в организации;

•встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем Учреждения и работниками;

 •содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и работников Учреждения;

•прием и передача документов посетителей руководству и работникам Учреждения;

Помощник руководителя, отвечающий за прием и обслуживание посетителей, делопроизводство и обработку корреспонденции. Он занимается организацией переговоров, планирует рабочее время руководителя, осуществляет прием входящих звонков и документов.

• составлять расписание руководителя, согласовывать его с ним
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию
• принимать документы на подпись руководителя
• готовить документы и материалы по запросу руководителя
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя
• организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры
• выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение  телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.