Секретарь вакансии Тамбовская область

Приём и отправка корреспонденции, выполнение поручений руководителя.

• Письменный перевод текстов различной тематики.
• Устный последовательный перевод на переговорах.
• Ведение деловой переписки на иностранном языке.
• Протоколирование встреч и совещаний.
• Административная поддержка руководства общества.
• Travel-поддержка сотрудников.
• Приём и распределение входящих звонков.

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учёт и направление в соответствующие отделы организации.
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
• Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
• Ведение электронной базы документов.
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
• Участие в описи документов.
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
• Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
• Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
• Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.

•  Прием, регистрация, отправка документов;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Организация и контроль ведения документооборота;
• Организация совещаний, внешних и внутренних встреч, ведение протоколов;
• Подготовка, проверка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Взаимодействие с курьерской службой;
• Поддержание порядка в бумажном и электронном архивах;
• Организация бесперебойного обеспечения офиса канцтоварами и т.д;
• Иные поручения руководителя, в рамках рабочего процесса.

• Анализ процессов документооборота, локальных документов по вопросам управления персоналом, бизнес-процессов организации, удовлетворенности персонала
• Документационное оформление результатов управления персоналом, его аудита, работы структурных подразделений
• Документационное и организационное сопровождение стратегического управления персоналом и работы структурных подразделений
• Подготовка предложений по развитию систем управления персоналом, по необходимым корректирующим и превентивным мерам и по повышению эффективности работы структурных подразделений
• Контроль процессов в области управления персоналом и работы структурных подразделений, сравнение и анализ процессов, результатов управленческих мероприятий, определение факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей
• Согласование и контроль договоров по вопросам и системам стратегического управления персоналом и работе структурных подразделений, организация процедур по их заключению
• Подготовка результатов анализа соответствия организации и оплаты труда персонала успешным корпоративным практикам
• Выполнение требований по хранению информации о результатах действия систем стратегического управления персоналом и работы структурных подразделений

- Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства

- Ведение электронного и бумажного документооборота

- Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией

- Организация приёма посетителей

- Взаимодействие со всеми отделами и подразделениями

организация работы приемной главного врача

- Планирование рабочего дня руководителя

- Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства

- Ведение электронного и бумажного документооборота

- Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией

- Протоколирование деловых встреч и совещаний

- Организация приёма посетителей

- Взаимодействие со всеми отделами и подразделениями

- Информационно-аналитическая поддержка руководителя

- Прием входящих звонков.

- Обработка входящих, исходящих и внутренних документов Общества.

- Осуществление контроля за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись руководству Общества.

- Организация документооборота и контроль за движением документов в организации.

- Обеспечение получения и отправки почтовой и курьерской корреспонденции Общества.

- Оформление документов для командировок руководства.

-Заказ билетов и гостиниц для сотрудников Общества.

- принимать поступающую на рассмотрение руководителя учреждения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьтерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;

- принимать документы и личные заявления на подпись руководителю учреждения;

- осуществлять подготовку документов и материалов, необходимых для работы руководителя учреждения;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководитель на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

- осуществлять организацию телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам ( телефаксу и т. п.), а также телефонограммы;

- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- выполнять работу  по подготовке заседаний и совещений, проводимых руководителем учреждения ( сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль;

- вести контрольно-регистрационную картотеку;

- обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводить текущую информацию в банк данных;

- осуществлять организацию приема посетителей;

- копировать документы на персональном ксероксе