Секретарь вакансии Электроугли

Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

- прием и фиксация входящих звонков и корреспонденции - ведение делопроизводства - выполнение отдельных поручений руководителя

1. Прием, регистрация, обработка входящей, исходящей документации, электронных сообщений. 2. Внесение, обработка, согласование, регистрация договоров, дополнительных соглашений, спецификации, актов, заявок на оплату и др. документации в 1C: ERP, Документооборот. 3. Содействие руководству и сотрудникам в составлении, оформлении, редактировании документации в программе 1C: ERP, Документооборот. 4. Обработка входящих звонков, организация проведения телефонных переговоров руководства. 5. Ведение делопроизводства. 6. Сбор, обработка и представление информации руководству. 7. Участие в организации переговоров, заседаний, совещаний и встреч руководства с оповещением участников, сбором информации, ведением и регистрацией необходимых материалов: повесток, протоколов и др. документации. 8. Организация приема посетителей, содействие в подготовке помещений, чая/кофе, раздаточных материалов, организации видео-звонков и конференций. 9. Прием, обработка и передача внутренним адресатам подписанной Генеральным директором документации. 10. Контроль за работой офисной техники, при необходимости - организация её ремонта. 11. Формирование, архивация и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. 12. Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами, отправка и получение почтовых отправлений в отделении Почты России.

Прием звонков и распределение их по исполнителям. Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Подготовка проектов документов по указанию руководителей. Организация работы приемной, заказ воды. Заказ билетов и бронирование гостиниц. Ведение табеля рабочего времени.

Приём обращений от граждан, организация учреждений, структурных подразделений работодателя; Приём телефонных звонков, консультация граждан, организаций, учреждений; Ведение журналов регистрации внутренних, внешних документов; Регистрация входящих/исходящих писем, в том числе посредством электронного документооборота; Выполнений поручений руководителя, делопроизводство.

1. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; 3. подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. 4. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 5. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. 6. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. 7. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. 8. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.

Регистрация входящей и исходящей документации Работа с большим объемом документов (отправка по электронной почте) Выполнение поручений руководителя Деловая переписка Телефонные переговоры Встреча гостей

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя учреждения.

- прием документов от граждан и представителей юридических лиц;- прием и отправление дел и корреспонденции с обязательным составлением сопроводительного письма; - регистрация, учет и хранение уголовных дел, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, жалоб, представлений, материалов и входящей корреспонденции; -заполнение и ведение в установленном порядке форм первичного учета (учетно-статистических карточек, журналов и других); - прием оформленных после рассмотрения гражданских, уголовных, административных дел и дел об административных правонарушениях; - оформление и подготовку дел для направления в кассационную или надзорную инстанцию; иные обязанности в соответствии с должностным регламентом

Ведение делопроизводства; умение работать с электронным документооборотом; организационное, информационное и документационное обеспечение деятельности руководителя.