Секретарь вакансии Екатеринбург

                   1. Принимает     поступающую    на    рассмотрение    руководителя  корреспонденцию, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением   в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

          2. Ведет   делопроизводство,   выполняет   различные   операции  с применением компьютерной техники,  предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

         3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю.

        4. Подготавливает  документы  и материалы,  необходимые для работы руководителя.

       5. Организует   проведение  телефонных  переговоров  руководителя, записывает в его  отсутствие  полученную  информацию  и  доводит  до  его сведения ее    содержание,      а также телефонограммы, своевременно   доводит   до   его   сведения  информацию, полученную по каналам связи.

          6. По  поручению руководителя составляет письма,  запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем.

    7. Осуществляет  контроль  за исполнением работниками изданных приказов  и  распоряжений,  а  также   за   соблюдением   сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

        8. Обеспечивает    рабочее    место   руководителя   необходимыми

средствами организационной   техники,   канцелярскими   принадлежностями,

создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

       9. Печатает  по  указанию   руководителя   служебные   материалы,

необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

             10. Ведет контроль за распечатыванием документов с электронного почтового ящика колледжа и отдает на рассмотрение директору колледжа.

• Вести делопроизводство, в том числе в электронном виде;
• Готовить проекты приказов по контингенту и основной деятельности техникума;
• Вести личные дела обучающихся, поименную книгу, базу данных;
• Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив по окончанию обучения;
• Оформлять и выдавать (по требованию) академические справки (справки об обучении), дубликаты документов об образовании и (или) о квалификации по обращению;
• Вносить данные в региональную информационную систему «ПК ИСУФ» НПО «Сапфир» (показатели выполнения государственного задания);
• Составлять и вносить данные в списки выпускников в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО);
• Проводить работу по воинскому учёту обучающихся, подлежащих призыву на военную службу, взаимодействовать с военными комиссариатами по вопросам призыва;
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники в программах, предназначенных для сбора, обработки и представления информации в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
• Составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы на обращения по поручению директора (его заместителей);
• Соблюдать Кодекс этики служебного поведения работников техникума;
• Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка техникума;
• Выполнять правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

• Регистрация входящей и подготовка исходящей корреспонденции, в т.ч. пеший поход в почтовое отделение, а также, передача документов в ведомственные учреждения , предоставляется водитель на служебном автомобиле;
• Контроль электронных входящих писем и отправка исходящих по электронным адресам;
• Распределение документации внутри организации (между коллегами);
• Входящие и исходящие звонки внутри организации, внешним абонентам (граждане, компании и т.п.);
• Архивное хранение корреспонденции, распоряжений и иной документации, порядок в архиве;
• Вывеска объявлений на рабочих стендах, своевременное уведомление коллег о мероприятиях (объявление о собраниях, днях рождений коллег, иных распоряжений директора и т.п.);
• Заказ воды в приёмную директора, контроль чая/кофе, угощений, чистой посуды;
• Копирование документов, заверение печатью;
• Ведение и хранение трудовых книжек и журнала учета;
• Выдача копий трудовых книжек/ СТД-Р, справок с места работы и иных справок;
• Оформление и контроль вакансий на сайтах по поиску сотрудников;
• Ознакомление сотрудников под роспись с кадровыми документами.

1.    Планирование рабочего дня руководителя.

2.    Организация работы приёмной, выполнение служебных поручений руководства.

3.    Ведение электронного и бумажного документооборота -регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестра, отправка и получение писем.

4.    Поддержание порядка и обеспечение жизнедеятельности приемной (закупка канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники…).

5.    Взаимодействие со всеми отделами компании.

6.    Информационно-аналитическая поддержка руководителя, оперативное решение вопросов.

7.    Подготовка и организация деловых поездок (покупка билетов, бронь отеля);

8.    Выполнение личных поручений руководителя.

Пpием звонкoв, кoнтpoль электpоннoй пoчты, сoставление писeм, запoлнeние договорoв, взaимoдeйствие c контpaгентами компaнии, выпoлнeние поручений руководителя.

Составление отчетности, написание писем, сопровождение руководителя, участие в мероприятиях.

Работа с входящими и исходящими документацией, оформление и увольнения  сотрудников, заказ канцилярии,  воды. 

Обязанности:

- прием посетителей

- прием телефонных звонков

- ведение делопроизводства

- заказ канцелярских и хозяйственных товаров для офиса

- работа с почтой

- выполнение иных поручений руководителя

1.         Оформляет личные дела принятых обучающихся на обучение.

2.         Ведет книги выдачи аттестатов и дубликатов аттестатов, алфавитную книгу обучающихся.

3.         Ведет учет часов учебной работы педагогов и посещаемости занятий обучающимися.

4.         Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.

5.         Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

6.         Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

7.         Работает в тесном контакте с педагогами, заместителями директоров, бухгалтерской службой образовательной организации.

8.         Создание и ведение базы данных документов руководителя.

9.         Ведение информационно-справочной работы.

10.     Помощь в методической работе. 

11.     Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

12.     Контроль за своевременным выполнением и отправкой отчетности.

13.     Администрирование электронного журнала.

14.     Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

15.     Выполнение поручений заместителей директора по УВР и ВВР

• Выполнять поручение руководителя.

• Отправка и получение корреспонденции (поездки в почтовые по необходимости на служебном автомобиле )

• Отвечать на входящие звонки;

• Организация работы и обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, расходные...