Ведет делопроизводство. Готовит проекты приказов, распоряжений по движению контингента обучающихся., оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся. Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
Принимает и регистрирует корреспонденцию. В соответствии с резолюцией директора либо лица замещающего передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и сдает в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Передает документы на подпись директору.
На секретаря-делопроизводителя возлагается осуществление следующих функциональных обязанностей:
- технические и организационные функции по обеспечению деятельности судебного участка (судебных участков);
- функции курьера;
- осуществляет помощь в первоначальном оформлении гражданских, уголовных дел и административных материалов (подшивка в обложку, нумерация листов, составление описи);
- участие в ведении архива (систематизация архивных документов, учет и хранение уголовных, гражданских и административных дел, других материалов и вещественных доказательств, составление архивных описей);
- подача заявок на обеспечение судебного участка бланочной продукцией, канцелярскими принадлежностями, предметами хозяйственного обихода, техническими средствами, необходимыми для бесперебойной работы судебного участка;
- участие в организации охраны зданий, помещений и другого имущества судебных участков;
- прием и отправка почтовой корреспонденции;
- подготовка проектов договоров на уборку помещений судебных участков и ежемесячных актов выполненных работ;
- выполнение печатных работ.
Должностные обязанности:
1) извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, направление копий исковых заявлений;
2) подготовка запросов и писем, осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу;
3) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
4) проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, отметка в повестках времени их нахождения на участке мирового судьи;
5) вызов в судебное заседание участников процесса и свидетелей;
6) принятие мер для обеспечения явки участников процесса в судебное заседание;
7) ведение и оформление протоколов судебных заседаний, в том числе с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования), ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;
8) осуществление контроля за использованием в ходе судебного заседания средств аудио- и (или) видеозаписи, иных технических средств;
9) осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу;
10) ознакомление участников процесса с материалами дела по их ходатайствам;
11) ознакомление, вручение (направление) лицам, участвующим в деле, иным лицам копий судебных актов;
12) по распоряжению мирового судьи на основании письменного ходатайства лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет изготовление копий документов, протокола и (или) копий аудиозаписи судебного заседания;
13) осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено;
14) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;
15) оформление (подшивка, нумерация листов, составление описи) гражданских, уголовных дел и административных материалов после их рассмотрения;
16) выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению;
17) участие в формировании и сдаче в архив законченных дел и документов, а также отборе и уничтожении материалов, сроки хранения по которым истекли;
18) размещение предусмотренной законодательством информации о деятельности мирового судьи на официальном сайте в сети Интернет в соответствии с «Регламентом размещения информации о деятельности мировых судей Калининградской области в сети Интернет»;
19) выполнение канцелярской и другой работы, не предусмотренной настоящим регламентом, порученной мировым судьей, Руководителем (директором) Агентства или начальником отдела;
20) исполнение в случае необходимости (болезнь, отпуск, иные случаи длительного отсутствия) обязанностей иных сотрудников судебного участка.
Основными трудовыми функциями секретаря руководителя являются:
1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора школы:
2. Оказание помощи директору в планировании рабочего времени.
2. Планирование рабочего дня секретаря руководителя.
3. Организация телефонных переговоров директора ГБОУ КО КШИ «АПКМ".
4. Организация работы с посетителями в приемной директора.
5. Организация подготовки мероприятий с участием директора.
6. Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений директора.
7. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.
8. Составление и оформление управленческой документации.
9. Организация работы с документами в приемной директора школы.
10. Организация хранения документов.
11. Обеспечение директора ГБОУ КО КШИ «АПКМК» информацией.
12. Организация информационного взаимодействия директора с работниками.
1. Ведение документационной деятельности, т.е. делопроизводство (составление и оформление документов, организациях и контроль за системой хранения и т.д.).
2. Ответы, на поступающие телефонные звонки и электронные письма, прием корреспонденции, ее распределение и фиксация.
3. Организация административной деятельности руководителя (организация встреч, совещаний). Прием заявлений и документов от сотрудников, требующих подписи руководителя.
4. Ведение протоколов совещаний и встреч.
5. Организация командировок руководителя и других сотрудников компании.
6. Выполнение отдельных поручений от руководства.
Вести документооборот, связанный с обучающимися и работниками образовательной организации
Ведение общего делопроизводства
- регистрация входящих и исходящих документов;
- отправка и прием почтовых отправлений;
- прием входящих звонков;
- исполнение отдельных поручений главы;
ведение архива документов
Список профессий