Секретарь вакансии Красноярский край

- Организационно-техническому обеспечение административно-распорядительной деятельности директора; - Организация и контроль делопроизводства в техникуме; - Консультрование сотрудников в вопросах делопроизводства, проверка корректности оформления документов, передаваемых на подпись директору; - Подготовка документов к передаче в государственный архив, взаимодействие с государственным архивом.

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя техникума или его подразделений. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимать документы на подпись руководителю. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства

Планирование рабочего дня руководителей, обеспечение рабочих мест руководителей всем необходимым; Организация приёма посетителей (гостей); Приём и распределение входящих звонков; Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, внутренней документации (в т.ч. работа с корпоративной электронной почтой)Оформление командировочных документов; Бронирование гостиниц, билетов, подготовка документов для оформления виз; Подготовка заседаний, совещаний, деловых встреч Выполнение поручений руководителей

на собеседовании

Работа с документами

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя техникума или его подразделений. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимать документы на подпись руководителю. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

- организация работы руководителя Управления: организация телефонных переговоров руководителя и заместителя руководителя; осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний; ведение и оформление протоколов совещаний при руководителе; - ведение делопроизводства: прием, учет, регистрация и контроль исполнения всей входящей документации; контроль за сроками исполнения корреспонденции; отправка исходящей корреспонденции; работа в системе электронного документооборота.