Секретарь вакансии ХМАО Югра

1. Осуществление в соответствии с указаниями преподавателя, заведующего отделением профессионального образования, заместителя директора по учебно-практической работе необходимых подготовительных и вспомогательных операций при проведении лабораторных, практических, демонстрационных работ, экзаменов. 2. Печать и копирование учебно-методической документации для заместителей директора, заведующих отделениями, преподавателей. 3. Участие в отборе документов, оформление и передача на хранение в архив. 4. Внесение сведений в информационные системы, связанные с подготовкой отчетности. 5. Внесение сведений в информационные системы колледжа (1С Предприятие). 6. Оформление и ведение учета учебной документации (зачётные книжки, студенческие билеты). 7. Ведение журналов учета и регистрации в соответствии с номенклатурой дел. 8. Обработка и оформление личных дел студентов, абитуриентов для сдачи в архив. 9. Оформление документов заместителей директора в образовательном процессе.

Полная занятость, полный день Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя; Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация; Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора учреждения, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников; Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации; Прием и отправка писем; Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя; Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия; Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем и т.д.) Прием и отправка писем; Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя; Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Секретарь руководителя по своей должности выполняет следующие обязанности: 2.1. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; 2.3. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. 2.4. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 2.5. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретными исполнителями. 2.6. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, проекты приказов, другие документы, готовит ответы авторам обращений. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. 2.8. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками. 2.9. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности. 2.10. Получает необходимые директору школы сведения от работников школы, организует прием посетителей, следит за соблюдением посетителями графика приема, по указанию директора вызывает к нему работников школы и учащихся. 2.11. Организует телефонные переговоры директора, в отсутствие директора записывает телефонные звонки с последующим докладом. 2.12. Осуществляет работу по подготовке совещаний и заседаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня). 2.13. Принимает личные заявления учащихся и родителей, другие документы на подпись директора. 2.14. Выполняет следующие печатные работы: приказы директора школы по основной деятельности; приказы директора по административно-хозяйственной деятельности; исходящие письма; другие печатные работы по поручению директора и/или администрации школы.

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности школы. Работа с входящей, исходящей документацией. Оформление приема обучающихся.

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю. 4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 6. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). 9. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. 10. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. 11. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. 12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Осуществляет:прием и регистрацию входящей корреспонденции Департамента, ее первичную обработку, систематизацию, регистрацию, передачу ее в соответствии с принятым директором Департамента решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям Департамента для исполнения и (или) использования в процессе работы; регистрацию и отправку исходящей корреспонденции Департамента; разработку номенклатуры дел Департамента; формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; совершенствование информационного и документационного обеспечения в Департаменте на основе единой технической политики и применение современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов. Обеспечивает: работу приемной директора Департамента; систематизацию и хранение дел, образуемых в процессе деятельности Департамента; передачу на архивное хранение дел, образуемых в процессе деятельности Департамента; своевременное доведение нормативных правовых актов, правовых актов, поручений, документов в сфере деятельности Департамента до исполнителей. Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности Департамента по поручению начальника Отдела.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя

ведение судебного делопроизводства по установленной категории дел, оформление гражданских и уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов в соответствии с требованиями, установленными нормативными, методическими документами; учет дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; ведение и изготовление протокола судебного заседания в соответствии и в сроки, установленные процессуальным законодательством РФ; выдача (направление) копий заинтересованным лицам судебных актов, вынесенных мировым судьей; оформление материалов, связанных с исполнением приговора, материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения, иных материалов в соответствии с требованиями Инструкции; выписка исполнительных листов по делам; подготовка и передача рассмотренных судебных дел и материалов в канцелярию судебных участков мировых судей;