Секретарь вакансии Зеленоград

1. Организационно-техническое обеспечение руководителя.

2. Организация проведения переговоров.

3. Организация приема посетителей.

4. Подготовка заседаний и совещаний, протоколирование.

5. Ведение делопроизводства и обработка поступающей корреспонденции.

6. Обработка документов и материалов, составление писем, ответов и других документов.

7. Входящие/исходящие звонкиВыполнение поручений руководителя

• Прием входящих звонков и корреспонденции;
• Отправка корреспонденции;
• Поддержка сотрудников (копирование документов, брошюровка материалов и т.д.);
• Организовывать доставку, приемку документов (координация работы курьерских служб, отправления корреспонденции через Почту);
• Понимание бизнес-процессов в 1С;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (отслеживание наличия канцтоваров, чая-кофе, работы оргтехники, порядка и т.д.);
• Прием посетителей и клиентов компании;
• Подготовка контрольных отчетов;
• Выполнение поручений руководителя.

• согласование и организация встреч (с командой, заказчиками, ведомствами);
• организация и курирование внутренних проектов в компании;
• поиск исполнителей для разных задач и контроль выполнения;
• систематизация документооборота внутри компании (договора с заказчиками, закрывающие документы, прием новых сотрудников, введение в должность и организация рабочих мест);
• выполнение ситуативных поручений: забронировать номер, купить билеты, отправить письмо, отправить курьера;

• прием входящих вызовов от заказчиков , работа с почтой, деловая переписка;
• ведение рабочей документации: оформление и проверка договоров, подписание документов, контроль закрывающих документов и наличия оригиналов (совместно с бухгалтерией);

• высокий уровень ответственности и самоорганизации: умение организовать свою работу и других (свободно владеете офисными программами, гугл-документами);
• хорошую коммуникабельность: умение находить с людьми контакт и договариваться;
• желание развиваться
• опыт работы с аналогичными задачами от 1 года.

• график работы: 5/2 с 10.00 до 19.00 (готовность к выполнению редких задач в нерабочее время);
• гибридный график (удаленная работа), по согласованию с руководителем;
• адекватное руководство, возможность обсуждать любые вопросы напрямую.

Прием заявок от арендаторов ДЦ на проход посетителей

Выдача пропусков посетителям ДЦ строго согласно заявке

Занесение информации о приходе посетителей в таблицу Эксель

Входящие телефонные звонки

• Прием и распределение звонков
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции и распределение ее по отделам офиса;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса;
• Работа с оргтехникой;
• Прием посетителей;
• Контроль исполнения поручений руководителя;

• Образование законченное от среднего специального;
• Навыки составления приказов/распоряжений, доверенностей, информационных писем, уведомлений и т.п.;
• Знать правила пользования оргтехникой (ксерокс, сканер);
• Компьютерные программы на уровне уверенного пользователя (Microsoft Office: Word, Excel);
• Способность работать с большими объемами информации;
• Многозадачность, ответственность, исполнительность;
• Хорошая грамотная речь, деловой этикет

• Официальное трудоустройство (все гарантии по ТК РФ);
• График: 5/2 с 9-00 до 18-00 (сб, вс - выходные);
• Зарплата: оклад
• Своевременная выплата заработной платы (без задержек, 2 раза в месяц);
• Корпоративные мероприятия;

Обязанности: 

• прием посетителей;
• обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцтоваров и расходных материалов;
• прием/распределение входящей/исходящей корреспонденции и звонков;
• выполнение задач по делопроизводству (деловая переписка, обмен оригиналами документов, ведение архива);
• взаимодействие с курьерскими организациями.

Требования: 

• опыт работы на аналогичной должности от года;
• уверенный пользователь ПК, знание офисных программ MS Office;
• коммуникабельность, доброжелательность, исполнительность;
• умение работать в режиме многозадачности.

Условия: 

• своевременная оплата труда 65 000 руб. на руки;
• график работы: 5/2, с 9:00 до 18:00;
• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• офис в шаговой доступности от станции метро Савёловская;
• возможность карьерного роста.

• Организация делопроизводства.

• Прием, распределение входящих звонков/ корреспонденции (включая работу с курьерскими службами и контроль доставки корреспонденции).

• Регистрация документов в соответствии с положениями и инструкциями.

• Прием документов и личные заявления на подпись директора.

• Организация приема посетителей.

• Выполнение отдельных служебных поручений директора.

Обязанности:

• полная административная и организационная поддержка руководителя;
• организация рабочего дня руководителя;
• постановка поручений руководителя и контроль их исполнения;
• ведение документационного оборота (в том числе работа в СЭД);
• осуществление контроля за правильным оформлением документов, передача их на подпись руководителю;
• организация подготовки, проведения и обслуживания совещаний;
• организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• ведение базы телефонных контактов руководителя и календаря дней рождений.

• высшее образование;
• презентабельный внешний вид;
• грамотная письменная и устная речь;
• понимание и соблюдение делового этикета;
• способность к анализу информации;
• умение определять приоритетность и очередность выполнения работ;
• быстрая обучаемость, внимательность, оперативность, исполнительность, ответственность, высокие коммуникативные способности;
• способность быстро схватывать информацию и ориентироваться в теме;
• уверенный пользователь MS Office.

Преимущества работы в Росстате:

• график с 9:00 до 18:00, в пятницу до 16:45;
• целевое образование в МГУ, РАНХиГС, ВШЭ, РЭУ и других ведущих вузах России;
• бесплатный тренажерный зал;
• активную корпоративную жизнь (профсоюз, молодежный совет, выездные мероприятия, экскурсии, спортивные мероприятия и др.).

• ведение делопроизводства на вокзале, регистрация входящей и исходящей документации;
• выполнение поручений начальника вокзала;
• подготовка совещаний;
• работа в Единой Автоматизированной Системе Документооборота (ЕАСД).