Ведение документооборота;
организация работы по учету, хранению и передаче документов;
ведение учетных журналов;
ведение архива;
входящая/исходящая корреспонденция в системе СЭД, отслеживание сроков и правильного исполнения документов; взаимодействие с отделами; просмотр электронной почты; регистрация и отправка писем; подготовка дел в архив;знания и навыки работы с оргтехникой (сканер, принтер, ксерокс); готовность к постоянному взаимодействию с людьми.
-организация и ведение делопроизводства, в т.ч. регистрация входящей/исходящей корреспонденции, договоров, внутренних документов, маршрутизация входящих и внутренних документов, согласование документов, архивное хранение, отправление и прием корреспонденции;
-участие в процессе внедрения системы электронного документооборота;
-контроль сроков выполнения поручений генерального директора, подготовки документов;
-подготовка приказов, распоряжений и пр.;
-ведение протоколов совещаний;
-административная поддержка офиса;
-взаимодействие со структурными подразделениями.
Ведение базы данных документов организации;
Ведение информационно-справочной работы, в том числе в 1С Кадры;
Формирование дел;
Регистрация, учет, оперативное хранение кадровых документов, подготовка их к сдаче в архив;
Оформление листков нетрудоспособности;
Оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учета и движения персонала.
· Помощь руководителю Управления в проведении совещаний и встреч,
· Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний,
· Помощь в рассмотрении документов и корреспонденции, а также её первичная обработка,
· Организация оптимального приема посетителей руководителя,
· Помощь руководителю в планировании его делового графика,
· Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний,
· Доведение до работников Управления распоряжений руководителя в пределах его компетенции,
· Выполнение рабочих поручений руководителя,
· Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции,
· Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции,
· Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места,
· Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности Управления и/или Учреждения в пределах компетенции Управления.
Работа в программе 1С Документооборот (создание карточек контрагентов, заведение договоров/дополнительных соглашений, контроль этапов согласования, итоговая подготовка договоров к подписанию, регистрация подписанных договоров в системе);
Проверка и мониторинг наличия отгрузочных и транспортных документов по перевозкам;
Ведение внутренней отчетности (работа с таблицами в Excel, ведение реестра договоров и иных входящих и исходящих документов, передача оригиналов документов в архив);
Контроль возврата бухгалтерской и договорной документации в компанию;
Работа с документами (копирование/сканирование/ организация отправки);
Исполнение прямых задач от руководителя.
Полный докуметооборот веленого участка
Обработка дел для последующего архивного хранения, передача и прием документов в Министерстве транспорта Российской Федерации
- обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании;
- после получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы;
- ведет внутреннюю базу документов компании;
- обеспечивает комплекс мер по сохранности документов;
- обеспечивает ведение текущей документации компании;
- осуществляет первичную сортировку и отбор документов;
- контролирует доведение документов до их адресатов;
- занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства;
- выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции;
- соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
- Кадровое делопроизводство (прием, перевод, увольнение, оформление отпусков, больничных, аттестаций и т.п.);
- Помощь в подборе персонала при наличии вакансий;
- Работа с персоналом в части информирования, ознакомления с документами;
- Оформление документов в архив;
- Работа в административном направлении - подготовка проектов приказов по организации и сопутствующие мероприятия;
- Работа в 1С и с другими программами по кадрам.
Список профессий