Секретарь вакансии Старый Оскол

В соответствии с должностной инструкцией в данном учреждении

• Ведение документации: Организация и ведение делопроизводства, включая регистрацию, учет и хранение документов, таких как приказы, распоряжения, протоколы заседаний и другие официальные бумаги.

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции: Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также подготовка и отправка исходящих писем и документов.

• Подготовка отчетов: Составление отчетов о работе школы, а также подготовка статистических данных по различным направлениям деятельности.

• Организация архивирования: Обеспечение правильного хранения и архивирования документов, соблюдение сроков хранения и утилизации.

• Координация работы с другими подразделениями: Взаимодействие с учителями, администрацией и другими сотрудниками школы для обеспечения эффективного документооборота.

• Поддержка информационных систем: Ведение электронного документооборота, работа с программами для управления документами и базами данных.

• Обеспечение конфиденциальности: Соблюдение конфиденциальности информации, содержащейся в документах, и защита личных данных учащихся и сотрудников.

• Участие в организации мероприятий: Помощь в подготовке и проведении школьных мероприятий, включая собрания, конференции и другие мероприятия.

Работа с входящими и исходящими документами, (учет, регистрация, архив), прием и распределение телефонных звонков. Оформление командировочных удостоверений. 

• работа с входящими и исходящими документами;
• приём и распределение телефонных звонков;
• жизнеобеспечение офиса;
• выполнение поручений руководителя.

Ведение делопроизводства, в том числе и в электронной форме, оформление договоров, актов, приказов на обучение, оформление документов для архива

- осуществляет прием, регистрацию и отправление корреспонденции;

- ведет учёт и регистрацию поступающих предложений, заявлений, жалоб, контролирует сроки их рассмотрения;

- контролирует своевременное отправление дел с частными жалобами и протестами в суд;

- ведет учет частных постановлений и контролирует ведение переписки по их исполнению;

- своевременно оформляет и отправляет дела в апелляционную инстанцию;

- ведет учёт и хранение вещественных доказательств;

- оформляет в архив судебного участка законченные дела, наряды, карточки.

Организация документооборота, работа с контингентом учащихся

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Организация делопроизводства, Ооеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями