Секретарь вакансии Руза

- Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, начальника отдела сбыта, их организация;

- Организация командировок руководителя, начальника отдела сбыта, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта, бронирование мест в гостинице и т.д.

- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

- Сбор, обработка и передача руководителю, начальнику отдела сбыта требуемой информации;

- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, начальника отдела сбыта, переданных в ведение секретаря;

- Организация и сопровождение телефонных переговоров руководителя, прием и отправка сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

- Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

- Участие в общих собраниях и совещаниях;

- Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Планирование и организация рабочего дня Генерального директора;

Организация и подготовка совещаний;

Ведение протокола совещания и контроль исполнения;

Контроль за исполнением приказов и распоряжений Генерального директора;

Подготовка к приему гостей (чай, кофе);

Ведение деловой переписки;

Прием документов на подпись;

Подготовка проектов приказов и распоряжений ;

Выполнение оперативных поручений Генерального директора.

Прием звонков

Деловая переписка

Проверка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Электронный документооборот. Доведение до сотрудников исполнения документов. Организация встреч, совещаний. Выполнение поручений руководителя.

• Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.

• Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.

• Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся

• Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть

• Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.

Ведение делопроизводства, в том числе и в электронной форме;

Подготовка проекта приказов и распоряжений;

Выполнение различных операций с применением компьютерной техники;

Прием телефонных звонков и посетителей директора Гимназии. 

• Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов по движению обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив;
• Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
• Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями Учреждения и конкретными исполнителями.

• организация деловых встреч и совещаний, ведение протоколов совещаний;
• Планирование и координация рабочего графика руководителя, ведение календаря руководителя;
• Осуществление предварительного контроля правильности подготовки и оформления документов, поступающих на подпись руководителю;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Подготовка и организация собраний и переговоров;
• Контроль исполнения поручений руководителя;
• Информационное, документационное, организационное и техническое обеспечения руководителя;
• Поддержание кабинета руководителя, приемной в надлежащем порядке;
• Встреча гостей.

- Регистрация входящих документов.

- Организация доставки документов исполнителям.

- Ведение базы данных документов организации.

- Ведение информационно-справочной работы.

- Обработка и отправка исходящих документов.

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

- Контроль исполнения документов в организации.

•  Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения (организации).

•  Оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

•  Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

•  Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

•  Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

•  Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

•  Составлять установленную отчетность. Своевременно принимать, исполнять и передавать документы кадрового делопроизводства и прочие документы касательно персонала

• Работать в системе электронного документооборота и др.

Обеспечение работы офиса и поддержка текущего режима работы. Встреча и регистрация посетителей, организация встреч, переговоров и конференций. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, а также электронных сообщений. Управление административной документацией. Планирование рабочего времени и управление календарём для менеджеров и других специалистов. Обеспечение расходных материалов и ресурсов в соответствии с бюджетом.